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Ogni atto notarile si identifica con un numero di repertorio e, qualora sia necessario conservare un atto in originale nello studio, un numero di raccolta
La numerazione è apposta in modo progressivo a partire dal primo atto stipulato dal Notaio, e logicamente termina quando egli cessa dalle sue funzioni (per morte o pensionamento) o quando cambia distretto: nel secondo caso, la numerazione ricomincia dall’inizio
Il numero o i numeri apposti sopra un atto notarile, che sia compravendita, donazione, costituzione di società o altro, hanno lo scopo di renderlo riconoscibile e rintracciabile sia dal Notaio stesso che dalle parti interessate
Alcuni atti saranno conservati nello Studio e, dopo aver compiuto tutti gli adempimenti successivi alla stipula, saranno “messi a repertorio”, cioè inseriti e annotati nell’apposito registro:
Mentre il repertorio è un registro vidimato dall’archivio notarile e che deve essere aggiornato quotidianamente dal pubblico ufficiale, la raccolta è l'insieme degli atti che costui deve custodire e tenere depositati presso di sé
A differenza del repertorio, non costituisce un registro a sé stante, pur avendo una propria numerazione apposita
Infatti, mentre tutti gli atti ricevuti dal Notaio devono avere un numero di repertorio, non tutti gli atti a repertorio devono essere custoditi personalmente dal Notaio, e quindi essere messi “a raccolta”
L'obbligo di tenere a raccolta un atto discende dall'art
61 della legge notarile, secondo il quale il Notaio custodisce presso il suo studio:
Inoltre, si stabilisce il principio generale per cui tutti gli atti ricevuti dal Notaio devono essere da lui conservati e non possono essere consegnati in originale alle parti, ad eccezione delle procure speciali, delle procure alle liti e di altri atti menzionati nell'art
70 della legge notarile
Gli atti che il Notaio può rilasciare alle parti in originale, e che quindi non sono a raccolta, vengono tenuti solo a repertorio
Una volta che il Notaio ha rogato e registrato l’atto, può produrre una copia da consegnare alle parti
Qualora ciò non sia possibile, le parti possono in qualsiasi momento recuperare i dati come il numero di repertorio/raccolta, recandosi all’archivio notarile competente per territorio e visionando la rubrica del Notaio che ha stipulato e si è occupato della pratica; questa opzione si valuta nel caso in cui il Notaio sia cessato dalle sue funzioni e quindi non sia più in esercizio
Come si può arguire, anche le parti hanno tutto l’interesse a conoscere i numeri e gli estremi degli atti, in modo tale da poterli consultare ogni volta che lo ritengano necessario
Giova ribadirlo: gli atti pubblici devono essere conservati presso lo studio del notaio e fanno eccezione solo alcune categorie di atti
Quanto alle scritture private autenticate dal notaio, l’art
72 della legge notarile dispone che devono essere conservate dal notaio solo qualora siano oggetto di pubblicità commerciale o immobiliare
Per quanto riguarda gli atti notarili digitali, essi vengono conservati in una struttura predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato (art
62 bis legge notarile)
Come già sappiamo, il notaio, a richiesta delle parti e dopo una consulenza preliminare, può redigere due tipi di atto: l’atto pubblico e la scrittura privata autenticata
Il primo contiene già in sé una serie di formalità da rispettare con riguardo all’accertamento dell’identità personale delle parti, al controllo delle visure storiche, della regolarità catastale, edilizia e urbanistica se si tratta di vendere un immobile, all’individuazione dei soggetti destinatari dell’atto e, in taluni casi, alla presenza di testimoni o interpreti che supportano l’attività del Notaio
La scrittura privata autenticata prevede uno schema lievemente diverso, anche se è un documento che può essere sottoscritto - e quindi autenticato - solamente dal Notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato
In ogni caso, costui è tenuto ad effettuare un controllo di legalità sulla scrittura privata da autenticare
L’art
28 della legge notarile gli vieta infatti di ricevere atti che siano espressamente proibiti dalla legge
Oltre a ciò va segnalato che il codice deontologico dei Notai sottolinea come l’autenticazione delle firme nella scrittura privata comporti l’obbligo di verificare non solo la legalità dei contenuti, ma anche la loro corrispondenza alla volontà delle parti, “di regola anche mediante la sua lettura alle stesse parti prima della sottoscrizione”; oltre a ciò, è bene indicare nell’autentica e nei repertori “il luogo del comune nel quale l’atto è autenticato”
Poiché si tratta di atti pubblici, come tali destinati ad avere efficacia probatoria (fanno infatti prova fino a querela di falso attivabile davanti al giudice competente), non solo è necessaria la loro conservazione, ma deve essere agevole anche il reperimento di tali documenti, per gli utenti ma anche per potenziali terzi interessati
Se non stai trovando un atto notarile che hai stipulato di recente, puoi sempre contattare il Notaio, anche mediante la piattaforma online, per avere chiarimenti e maggiori informazioni
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