Utilizzare una procura estera dal notaio

• Che cos’è una procura
• Quando posso usare una procura estera
• Gli atti esteri dal notaio italiano
• Differenza fra procura e mandato
• Quanto costa la procura estera
• Se mi trovo all’estero posso stipulare un atto notarile?

Che cos’è una procura

La procura è un documento col quale viene attribuito ad una persona il potere di rappresentarne un’altra: la persona incaricata potrà agire in nome e per conto del soggetto che gli rilascia procura. La procura è uno strumento utile per consentire alla persona impossibilitata, di stipulare ugualmente un atto dal Notaio, senza doverlo rimandare, ma, soprattutto, senza necessità di essere personalmente presente.

Attribuendo il potere rappresentativo, la conseguenza è che l’atto compiuto produrrà effetti direttamente nella sfera del soggetto rappresentato, senza bisogno di ulteriori formalismi, come per esempio il ritrasferimento del bene, in caso di vendita. Si tratta di un negozio unilaterale, per cui non è necessario che firmino sia il soggetto rappresentante che il soggetto rappresentato, ma solo il rappresentante. Se la procura serve per la successiva stipula di un atto pubblico, dovrà rivestire anch’essa la forma pubblica, per il principio di simmetria delle forme. Sarà quindi necessario rivolgersi al Notaio per la sua redazione e autentica.

Tipologie di procura

La procura può essere di vario tipo, a seconda dell’ampiezza dei poteri che vengono attribuiti al soggetto rappresentante. Si distinguono:

• Procura generale: per il compimento di tutti gli atti di ordinaria amministrazione, quindi che non incidono eccessivamente sul patrimonio del rappresentato. Qualora la rappresentanza qualche atto di straordinaria amministrazione, bisognerà espressamente specificarlo. Questa tipologia di procura è soggetta a registrazione;
• Procura generica: per il compimento solo di determinate macro categorie di atti, per esempio tutti gli atti di vendita;
• Procura speciale: per il compimento di un unico e specifico affare. Può non essere utile se si vuole che il soggetto rappresentato agisca in modo più ampio.

Un accenno a parte merita la procura formata all’estero.

Quando posso usare una procura estera

La sempre maggior frequenza dei traffici internazionali fa sorgere la necessità di disciplinare anche cosa accade nel caso in cui venga in studio, dal Notaio, un soggetto munito del potere rappresentativo unilaterale, tramite procura formata all’estero. La funzione della procura, seppure sia estera, è comunque la stessa, ma bisogna capire se sia sempre possibile utilizzarla, oppure no. Il problema nasce dal fatto che non in tutti gli Stati la figura del Notaio riveste lo stesso ruolo e, soprattutto, non in tutti gli Stati sono richiesti gli stessi formalismi negli atti pubblici. In ogni caso dalla procura dovrebbero emergere con chiarezza:

• Il soggetto che conferisce procura e quello in favore del quale la procura è conferita;
• I poteri attribuiti;
• Il fatto che la procura provenga da un’autorità competente al rogito;
• L’accertamento dell’identità personale da parte del notaio (o pubblico ufficiale) estero, anche se non è necessario che ci sia menzione apposita, come è invece richiesta dalla nostra legge notarile;
• L’autenticità della sottoscrizione, o delle sottoscrizioni.

L’aspetto fondamentale è che venga rispettata la normativa sulla legittimazione ad agire del soggetto e, inoltre, che la procura inserita in atto abbia i requisiti di validità necessari per l’ordinamento straniero nella quale è formata. Questo significa che, nonostante, ad esempio, nella procura estera, non ci sia espressa menzione dell’accertamento dell’identità personale, che nel nostro ordinamento renderebbe l’atto nullo, ma nello Stato da cui la procura proviene non è un formalismo obbligatorio, quest’ultima sarà valida e potrà essere usata.

Quindi, per il suo utilizzo devono essere rispettate le regole dell’ordinamento di provenienza.

Gli atti esteri dal notaio italiano

Le procure estere, così come tutti gli atti esteri, oltre ai requisiti citati, necessitano di alcune accortezze formali per poter essere utilizzati ed inseriti, all’interno di un atto pubblico del Notaio italiano. Di regola oggi si evita la macchinosa procedura del deposito, dando spazio a quella più snella dell’allegazione all’atto redatto in Italia. L’allegazione è preceduta da alcuni formalismi: la Legalizzazione o l’Apostille, unitamente alla traduzione in lingua italiana. La procedura tradizionale è quella della Legalizzazione, che comporta il doppio controllo sia del Paese presso cui l’atto o la procura son stati formati, che il controllo del Paese in cui devono essere usati.

La procedura, però, più diffusa e snella, è quella dell’Apostille, che può essere utilizzata se il Paese coinvolto ha sottoscritto, come l’Italia, la Convenzione dell’Aja, e che elimina il controllo del Paese presso cui l’atto estero deve essere utilizzato. Sarà il notaio a verificare se lo Stato in cui è stato formato l’atto abbia sottoscritto detta Convenzione. Infine l’ultima fase, prima di procedere all’utilizzo dell’atto estero all’interno dell’atto italiano, è quella della traduzione dell’atto stesso: ad opera del Notaio, qualora conosca la lingua straniera, oppure di un perito nominato appositamente.

Differenza fra procura e mandato

La procura è un atto unilaterale, che conferisce il potere rappresentativo. Il mandato, al contrario, è un contratto, con cui una parte conferisce ad un’altra il potere di compiere atti giuridici per suo conto, ma non necessariamente in suo nome. Al contrario della procura, quindi, serve il consenso sia del rappresentato che del rappresentante, ed, inoltre, se al mandato non è connessa la procura che attribuisce il potere di agire in nome e per conto del soggetto, il mandato sarà senza rappresentanza. Questo significa che se ad esempio un soggetto ha ricevuto mandato di acquistare un immobile, affinché l’immobile entri nel patrimonio del soggetto rappresentato, sarà necessario un apposito atto di trasferimento.

Quanto costa la procura estera

Se la procura è stata redatta all’estero i costi sono già stati sostenuti in precedenza. Qualora si tratti di una procura italiana bisognerà distinguere: la procura speciale è meno costosa poiché comporta il compimento di un singolo atto, mentre la generale ha un costo maggiore, visto che deve essere anche registrata. Per un preventivo è possibile contattare i Notai a disposizione sulla piattaforma.

Se mi trovo all’estero posso stipulare un atto notarile?

Gli uffici consolari possono svolgere alcune funzioni notarili in favore degli italiani all’estero, stabilmente o temporaneamente. Tuttavia la competenza non si estende a tutti gli atti pubblici cui è preposto il notaio. Sarebbe preferibile, in caso di atto da stipulare all’estero, rilasciare procura in Italia, da stipulare da un Notaio italiano, che potrà essere usata nel Paese estero di riferimento.