Atto Pubblico Informatico: tutto quello che c’è da sapere
- Introduzione all'atto pubblico informatico
- Definizione di atto pubblico informatico
- Disciplina normativa dell'atto pubblico informatico
- Gestione degli allegati nell’atto pubblico informatico
- Conservazione e accesso agli atti pubblici informatici
- Preventivo notarile online gratis
- Vantaggi atto pubblico informatico
- Scrittura privata autenticata in forma digitale
Introduzione all'Atto Pubblico Informatico
Sempre più spesso si sente parlare della possibilità di concludere un atto pubblico in modalità informatica; grazie alla sua flessibilità e al potenziale di innovazione, è destinato a diventare uno standard nel settore notarile, contribuendo a una gestione più sostenibile ed efficiente della documentazione giuridica.
L'atto pubblico informatico è regolato principalmente dagli articoli 47-bis e 47-ter della legge notarile (l.n.), nonché dagli articoli 22, 23 e 25 del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005). Un'importanza particolare assume anche l'art. 32, comma 14, del D.Lgs. 50/2016, relativo ai contratti pubblici, che impone la forma dell’atto pubblico notarile informatico per gli appalti con lo Stato e altri enti pubblici.
Tale obbligo, come interpretato da Boero, è circoscritto agli appalti stessi e non si estende agli atti preliminari o collegati, come le procure, i contratti preliminari o la costituzione di un’ATI (Associazione Temporanea di Imprese). Anche il quesito 23/2013 del Consiglio Nazionale del Notariato (CNN) conferma che l'atto pubblico informatico non introduce una nuova forma giuridica, ma differisce dal tradizionale atto pubblico esclusivamente per il supporto digitale.
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Definizione di Atto Pubblico Informatico
L'atto pubblico informatico è una rappresentazione digitale di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti. Come per l’atto pubblico tradizionale, l’intervento del notaio garantisce autenticità, legalità e certezza. La principale differenza risiede nel formato: anziché essere stampato su carta, l’atto informatico viene conservato e gestito su supporto digitale.
Un elemento distintivo dell’atto pubblico informatico è la firma digitale, un metodo che utilizza la crittografia per certificare l’integrità del documento e l’identità del firmatario. Questo approccio garantisce autenticità e sicurezza, prevenendo la falsificazione.
Vantaggi atto pubblico informatico
L’atto pubblico informatico porta con sé una serie di vantaggi significativi, ma anche alcune sfide che è importante considerare.
Tra i principali benefici, spicca sicuramente la sostenibilità ambientale. Con l’eliminazione del supporto cartaceo, si riduce sensibilmente l’impatto ambientale legato al consumo di carta e alle risorse necessarie per la stampa e il trasporto dei documenti. Questo aspetto è sempre più rilevante in un’epoca in cui l’attenzione verso la sostenibilità è al centro delle politiche globali.
Un altro grande punto di forza è l’efficienza. La gestione digitale degli atti semplifica molte operazioni, riducendo sia i tempi necessari per l’archiviazione e la trasmissione dei documenti, sia i costi legati alla loro gestione. Non solo si accelera il lavoro, ma si ottiene anche una maggiore praticità nel consultare e condividere i documenti, soprattutto quando è richiesta rapidità nelle procedure.
Dal punto di vista della sicurezza, l’atto pubblico informatico offre garanzie avanzate grazie alla firma digitale e alle tecnologie di crittografia. Questi strumenti assicurano che il documento non possa essere alterato e che la sua autenticità sia certificata, garantendo un alto livello di protezione contro la falsificazione.
Disciplina Normativa dell'Atto Pubblico Informatico
La scelta tra l’atto pubblico tradizionale e quello informatico è generalmente lasciata alla discrezione delle parti e del notaio. Tuttavia, ci sono situazioni in cui l’utilizzo del supporto digitale è obbligatorio o sconsigliato. Si parla a tal proposito di obbligatorietà nel caso degli appalti pubblici e in altre situazioni regolate dall’art. 32 del Codice dei Contratti Pubblici.
Tuttavia esistono delle limitazioni in quanto l’atto digitale non è praticabile in caso di intervento di soggetti come un sordomuto letterato, che deve apporre menzioni di proprio pugno, o in presenza di allegati cartacei non convertibili in formato digitale.
Ai sensi dell'art. 47-ter della legge notarile, il notaio deve garantire una lettura personale dell’atto informatico utilizzando strumenti digitali. È inoltre sua responsabilità attestare la validità temporale dei certificati di firma, un’operazione che di norma avviene nella chiusa del documento.
Tutti i soggetti intervenuti nell'atto, inclusi testimoni e interpreti, devono sottoscrivere l’atto in presenza del notaio utilizzando una firma digitale o un tablet grafometrico. Successivamente, il notaio appone la propria firma digitale, anch'essa alla presenza dei sottoscrittori.
Gestione degli Allegati nell’Atto Pubblico Informatico
Gli allegati dell'atto pubblico informatico devono essere trattati in conformità con l’art. 57-bis della legge notarile. Se l’allegato è in formato cartaceo, deve essere convertito in formato digitale, certificandone la conformità all’originale ai sensi del CAD. Analogamente, gli allegati digitali possono essere stampati e certificati come conformi all’originale digitale.
Questa disciplina garantisce coerenza tra l'atto principale e i suoi allegati, indipendentemente dal supporto utilizzato.
Conservazione e Accesso agli Atti Pubblici Informatici
La conservazione degli atti digitali è disciplinata dagli articoli 62-bis, 62-ter e 67 della legge notarile. Gli atti devono essere custoditi in strutture certificate fornite dal CNN (Consiglio Nazionale del Notariato).
Va precisato che solo il notaio ha accesso alle credenziali necessarie per consultare l’archivio informatico e durante le ispezioni biennali alle quali è sottoposto il notaio, quest’ultimo deve fornire le credenziali all’Archivio Notarile.
Con riferimento alle annotazioni di legge, come gli estremi di registrazione, vengono inviate e conservate digitalmente.
Un punto importante è che la legge non impone l’obbligo di inserire copie cartacee degli atti digitali all’interno dei volumi tradizionali. La competenza al rilascio di copie degli atti digitali, siano esse cartacee o informatiche, rimane esclusiva del notaio che ha redatto l’atto.
Scrittura Privata Autenticata in Forma Digitale
La scrittura privata autenticata in forma digitale è regolata dall’art. 47-bis.2 della legge notarile, che rimanda all’art. 25 del CAD. Anche in questo caso, il notaio deve: certificare la validità temporale del certificato di firma, accertare personalmente l’identità del firmatario, verificare la legalità del contenuto della scrittura, in linea con l’art. 28 della legge notarile. Tale procedura conferisce alle scritture private digitali la stessa validità legale delle loro controparti cartacee.
Preventivo notarile online gratis
L’atto pubblico informatico rappresenta una significativa innovazione nel settore notarile, offrendo nuove opportunità per semplificare e modernizzare i processi tradizionali. Tuttavia, il passaggio al digitale richiede un’attenta osservanza delle normative e un costante aggiornamento tecnologico per garantire la sicurezza e la validità giuridica degli atti. Nel caso in cui si abbia la necessità di avere un preventivo notarile gratuito senza l’assunzione di alcun impegno, è possibile inviare una richiesta mediante tale piattaforma.
