Certificato di stato civile per il Notaio

• Certificati di stato civile: cosa sono?
• Perché interviene il notaio
• Dove si richiedono e come vengono rilasciati i certificati

Certificati di stato civile: cosa sono?

I certificati di stato civile sono documenti, rilasciati su richiesta dei soggetti interessati o del Notaio rogante, che contengono informazioni sullo stato, sulle qualità personali e sul regime patrimoniale delle persone, e fanno riferimento a quanto indicato negli atti di stato civile, i quali, secondo la legge, sono dotati di autorevolezza normativa perché attestano che un fatto sia avvenuto davanti al pubblico ufficiale. Tali documenti possono avere varie funzioni, la più importante delle quali è quella di ricognizione e riconoscimento dell’identità personale o di determinati fatti rilevanti.

Ogni cittadino ha il diritto di richiedere all’Ufficio Anagrafe del proprio Comune di residenza il rilascio di una copia del certificato di stato civile. In particolare può essere richiesto:

• certificato di nascita, nel quale sono riportati il luogo e la data di nascita;
• certificato di morte, dal quale si indica il luogo del decesso e la data della morte, nonché la residenza e lo stato civile;
• certificato di matrimonio, che indica il luogo e la data del matrimonio.

Tra gli estratti (cioè documenti in cui risultano ulteriori informazioni sulla circostanza in cui un atto si è compiuto):

• estratto per riassunto dell’atto di nascita;
• estratto per riassunto dell’atto di matrimonio (in aggiunta il verbale di omologa della separazione, se si tratta di persona separata);
• estratto per riassunto dell’atto di morte;

Perché interviene il Notaio

Il Notaio ha il compito di raccogliere una serie di documenti prima di procedere al rogito (che sia atto pubblico o scrittura privata autenticata), e tra questi vi sono anche i certificati di stato civile, poiché, giova ripeterlo, servono innanzitutto ad identificare le parti, e soprattutto ad individuare con certezza incontrovertibile il loro regime patrimoniale.

Quest’ultimo, unito allo stato civile, è in grado di incidere sulla commerciabilità di un bene immobile. Ecco perché il Notaio avrà l’obbligo di menzionare i dati raccolti nell’atto: per evitare spiacevoli inconvenienti nel caso in cui uno o più beni ricadano nel regime ordinario della comunione legale. In questo specifico caso, è impossibile vendere un immobile che risulti in comproprietà senza il consenso di entrambi i coniugi.

In quali atti notarili servono i certificati di stato civile

Il notaio spesso si trova a dover verificare la documentazione relativa allo stato civile, prima di stipulare.

Tra i certificati di cui si serve vi sono:

• certificato di morte (eventualmente anche estratto di morte), se si tratta di redigere un testamento (pubblico, olografo ecc.);
• estratto per riassunto dell’atto di matrimonio (se si è sposati);
• certificato di stato libero (se non si è sposati; si allega anche sentenza di divorzio se si è divorziati);
• certificato di unione civile.

Gli ultimi tre vengono richiesti se l’intenzione delle parti è quella di stipulare un atto di compravendita immobiliare o comunque un atto che comporti il trasferimento di beni immobili.

Che differenza c’è tra certificato di matrimonio ed estratto per riassunto dell’atto di matrimonio?

Il certificato attesta che sia avvenuto il matrimonio e contiene le informazioni essenziali, cioè i dati anagrafici dei coniugi, la data ed il luogo di celebrazione. Esso può essere oggetto di un’autodichiarazione, dunque può essere prodotta una dichiarazione sostitutiva di certificazione.

Viceversa, l’estratto per riassunto contiene informazioni aggiuntive e significative in relazione ad alcune circostanze connesse all’evento del matrimonio: da esso è possibile dedurre il regime patrimoniale dei coniugi (comunione o separazione dei beni), l’annullamento o la cessazione degli effetti civili del matrimonio a seguito di una sentenza di divorzio. È sempre necessario mettere al corrente il Notaio della situazione patrimoniale dei coniugi, ecco perché questo documento è necessario ed insostituibile.

È obbligatoria l’allegazione dei certificati?

L’allegazione dei certificati di stato civile è fortemente consigliata tutte le volte in cui si richieda una certezza circa lo stato e il regime patrimoniale in cui si trova un soggetto. La semplice autodichiarazione o dichiarazione sostitutiva di certificazione non ha lo stesso valore, e quando il Notaio redige un atto pubblico è necessario che i dati inseriti siano certi e indiscutibili.

Soprattutto nel caso in cui si debba redigere testamento (cioè quando si sta per aprire la successione del de cuius), sembra essere imprescindibile il certificato di morte.

Ho copia autentica dell’atto di separazione dei beni, devo portare comunque l’estratto?

Sempre per una finalità di trasparenza che deve accompagnare l’iter documentale pre e post stipula dal Notaio, si ritiene necessaria l’allegazione dell’estratto dell’atto di matrimonio. Difatti, è solo con questo documento, annotato nei registri civili, che è possibile parlare di opponibilità ai terzi della separazione dei beni.

Dove si richiedono e come vengono rilasciati i certificati

Per ottenere il rilascio di un certificato di stato civile occorre recarsi presso il Comune di residenza e presentarsi all’ufficio competente (quasi sempre ci si rivolge all’ufficio Anagrafe).

Qui bisognerà compilare e firmare un modulo, reperibile nello stesso ufficio, e consegnarlo allo sportello che si occupa di quelle pratiche. La modulistica necessaria potrebbe essere disponibile anche sul sito del Comune, basta fare una ricerca più approfondita. In questo caso, il cittadino potrà recarsi allo sportello con il modulo già compilato e un documento d’identità valido o qualora fosse possibile potrà richiedere al comune il certificato di stato civile online direttamente sul sito istituzionale.

Costo e durata

Il rilascio del certificato di stato civile si ritiene gratuito, esente da bollo e diritti di segreteria. Dopo il rilascio, questo documento è valido per sei mesi. Se dopo la scadenza i dati in esso contenuti sono variati, gli interessati possono dichiararlo in calce, senza l'obbligo di autenticare la firma o di apporla dinanzi ad un dipendente del Comune. Se invece i dati non sono soggetti a variazioni, il certificato ha una validità pressoché illimitata.