Certificati di stato civile per stipulare atti dal notaio
- Cosa sono i certificati di stato civile
- Dove si richiedono, quanto costano e quanto durano
- Certificati di stato civile e atti notarili
- Domande frequenti sui certificati di stato civile
Il certificato di stato civile attesta un fatto registrato nei registri del Comune: nascita, matrimonio, unione civile, morte, oppure la condizione di celibe, nubile, vedovo o divorziato (stato libero). Si richiede al Comune o, per la maggior parte dei certificati, online sul portale ANPR con SPID o CIE, gratis e in pochi minuti; verso la pubblica amministrazione lo sostituisce l’autocertificazione. Per il notaio conta soprattutto uno: l’estratto dell’atto di matrimonio con le annotazioni, che dice se si è in comunione o in separazione dei beni e quindi chi deve firmare l’atto di vendita o di acquisto di una casa. Cosa serve per il proprio atto lo indica lo studio insieme al preventivo.
Cosa sono i certificati di stato civile
Il certificato dello stato civile è un documento rilasciato dal Comune che attesta, appunto, lo stato civile di un soggetto, che viene definito come l’insieme delle qualità giuridiche di una persona in relazione alla propria situazione familiare. Si tratta quindi di un documento rilasciato dal Comune dove si conservano i registri e dove i cittadini possono richiedere i certificati e gli estratti per riassunto.
Tali certificati riguardano fatti giuridicamente rilevanti come nascita, matrimonio, morte, cittadinanza. I registri sono pubblici, e vengono conservati presso l’Ufficio di Stato Civile del Comune, che si occupa di annotarli. Tra i certificati più richiesti, si menzionano il certificato di nascita, di morte, di matrimonio o di unione civile, di stato libero (celibe, nubile, vedovo, divorziato), oltre all’estratto per riassunto degli stessi.
I certificati, uno per uno
| Certificato | Cosa attesta | Quando serve dal notaio |
|---|---|---|
| Certificato di nascita | nome, data e luogo di nascita | di rado: i dati sono nel documento d’identità |
| Estratto dell’atto di matrimonio con annotazioni | matrimonio e regime patrimoniale (comunione o separazione), separazioni, divorzi | sempre, per chi vende o compra casa da sposato |
| Certificato di stato libero | celibe, nubile, vedovo o divorziato | per chi non è sposato, in molti atti immobiliari |
| Certificato di morte | data e luogo del decesso | successioni, apertura del testamento, atto notorio |
| Stato di famiglia (anagrafe) | chi vive nel nucleo familiare | successioni, dichiarazione sostitutiva per la banca |
| Certificato di unione civile | unione civile e regime patrimoniale | come l’estratto di matrimonio |
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Dove si richiedono, quanto costano e quanto durano
Certificati ed estratti si richiedono all’Ufficio di Stato Civile del Comune in cui l’evento è stato registrato, di persona o via PEC; dal 2021 la maggior parte dei certificati anagrafici e di stato civile si scarica anche online dal portale ANPR del Ministero dell’Interno, con SPID, CIE o CNS, senza costi. In Comune il certificato in carta libera è gratuito o costa pochi euro di diritti; in bollo costa 16 euro in più, ma per gli atti notarili i certificati sono esenti dal bollo. I certificati che riguardano dati che possono cambiare (stato libero, stato di famiglia, residenza) valgono sei mesi; quelli su fatti stabili (nascita, morte) non scadono, anche se molti uffici chiedono un documento recente.
Verso la pubblica amministrazione il certificato non si presenta più: lo sostituisce l’autocertificazione, che gli uffici sono obbligati ad accettare. Il notaio invece può chiedere il certificato vero, perché l’atto deve fondarsi su dati verificati e non su una dichiarazione della parte; per questo per un rogito serve l’estratto e non l’autocertificazione.
Certificati di stato civile e atti notarili
I certificati di stato civile sono richiesti in molti atti notarili, in quanto attestano fatti giuridicamente rilevanti che il notaio deve conoscere per stipulare correttamente l’atto. Si pensi ad esempio al certificato di matrimonio: se un soggetto vuole vendere un immobile ed è sposato in regime di comunione legale dei beni, il notaio dovrà verificarlo, in quanto l’immobile potrebbe appartenere anche al coniuge, che dovrà quindi intervenire nell’atto. Allo stesso modo, il certificato di stato libero serve a dimostrare che una persona non è sposata, e che quindi può disporre liberamente dei propri beni.
Il certificato di morte, invece, è necessario per aprire la successione, per la dichiarazione di successione e per l’accettazione dell’eredità. Il certificato di nascita può essere richiesto in tutti quei casi in cui sia necessario accertare l’età di un soggetto, ad esempio per verificare se sia maggiorenne. Chi è nato all’estero o si è sposato all’estero deve produrre i certificati stranieri con apostille o legalizzazione e traduzione, salvo che il matrimonio sia stato trascritto in un Comune italiano.
L’estratto di matrimonio: il documento che decide chi firma
Quando si compra o si vende una casa, il documento che il notaio chiede quasi sempre è l’estratto per riassunto dell’atto di matrimonio con le annotazioni a margine. Il certificato di matrimonio dice solo che due persone sono sposate; l’estratto dice anche se hanno scelto la separazione dei beni, se sono separati o divorziati e se il matrimonio è stato annullato. In comunione dei beni, la casa comprata dopo il matrimonio è di entrambi anche se intestata a uno solo: devono firmare entrambi, e chi compra sposato in comunione compra per due, salvo che nell’atto intervenga il coniuge a dichiarare che il denaro è personale. Le regole sono nella pagina sulla comunione dei beni; cosa succede se il coniuge non firma è nella pagina su chi deve firmare l’atto notarile.
Domande frequenti sui certificati di stato civile
Che differenza c’è tra certificato ed estratto?
Il certificato riporta solo il fatto (sei nato, sei sposato); l’estratto per riassunto riporta anche le annotazioni a margine dell’atto: regime patrimoniale, separazione, divorzio, cambi di nome. Per gli atti immobiliari il notaio chiede l’estratto, perché sono le annotazioni a dirgli chi deve firmare.
Posso scaricare il certificato online?
Sì, dal portale ANPR con SPID, CIE o CNS, gratis: certificati di nascita, matrimonio, unione civile, stato libero, residenza, stato di famiglia e altri, in carta libera o in bollo a seconda dell’uso. Gli estratti con annotazioni e i certificati di eventi registrati prima dell’informatizzazione vanno spesso chiesti ancora al Comune.
Basta l’autocertificazione dal notaio?
No. L’autocertificazione vale verso la pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi; il notaio deve fondare l’atto su documenti, e per il regime patrimoniale chiede l’estratto di matrimonio. Nell’atto le parti rendono comunque le dichiarazioni sul proprio stato civile sotto la loro responsabilità.
Mi sono sposato all’estero: cosa serve?
Se il matrimonio è stato trascritto nel Comune italiano, l’estratto si chiede lì come per tutti. Se non è stato trascritto, serve il certificato straniero con apostille o legalizzazione e traduzione giurata; e se il matrimonio è regolato da una legge straniera, il notaio verifica quale regime patrimoniale si applica, come spiega la pagina sul regime patrimoniale del matrimonio all’estero.
Quanto vale un certificato di stato libero?
Sei mesi dal rilascio, come tutti i certificati su dati che possono cambiare. Per un rogito il notaio lo vuole di norma recente, spesso non più vecchio di qualche settimana, perché tra la richiesta e la firma la situazione può cambiare.
