Autentica di firma dal notaio, come funziona e cosa costa
- Il ruolo del notaio
- Quali sono i soggetti che possono richiedere l’autentica di firma?
- Quanto costa un’autentica di firma?
- Autentica di firma e casa, due casi frequenti
- Può il notaio ricevere un’autentica di firma su un documento scritto in lingua straniera?
- Chi conserva l’autentica di firma del notaio?
- Quali sono le differenze tra l’autentica notarile e l’autentica di firma?
Che cos’è L’autentica di firma?
L’autentica di Firma consiste in un’attestazione della verità da parte del notaio ed è ammessa quando la legge lo prescrive espressamente. Semplificando: chi firma lo fa davanti al notaio, e il notaio scrive sotto la firma che quella persona, identificata con un documento, ha firmato in sua presenza, in quel giorno e in quel luogo (art. 2703 c.c. e art. 72 della legge notarile). La formula porta la firma e il sigillo del notaio, ed è questo che la rende riconoscibile e difficile da contestare.
Il Notaio, essendo un pubblico ufficiale, può autenticare specifici documenti previsti dalla legge. Il Notaio rientra tra i soggetti legittimati a ricevere tali tipi di atti, insieme, per alcune categorie di documenti, a segretari comunali, funzionari incaricati e cancellieri.
Il ruolo del notaio
Il notaio è incaricato a verificare l’autenticità del documento di cui le parti richiedono l’autentica, quando si tratta di una fattispecie negoziale. Se, invece, l’autentica di firma opera in un altro ambito (si pensi all’autorizzazione per la conduzione di veicoli all’estero) l’autentica minore, anche chiamata “Vera di firma”, può essere apposta anche con riferimento a documenti del quale il Notaio non verifichi il contenuto. Nella prassi, di norma, il notaio verifica comunque i presupposti prima di autenticare una scrittura privata. Oltre a verificare l’autenticità del documento il notaio, per legge, accerta preventivamente l’identità personale delle parti.
È possibile non presentarsi dal notaio?
Siccome nell’atto di autentica di firma il notaio menziona espressamente che la firma è stata apposta alla presenza del notaio, il soggetto che chiede l’autentica deve sempre presentarsi dinanzi al notaio. Chi non può muoversi non è escluso: il notaio, di norma, può ricevere l’autentica anche fuori dallo studio, a casa o in una struttura di cura, entro i limiti territoriali in cui può esercitare, descritti nella pagina su dove può stipulare il notaio. Quello che non si può fare è autenticare una firma già apposta altrove.
Gli atti che necessitano dell’autentica di firma
L’autentica di firma viene utilizzata per:
- istanze da presentare a dei privati (si esclude per la presentazione a uffici pubblici o gestori di pubblico servizio, dove basta firmare davanti al dipendente o allegare il documento)
- deleghe per la riscossione di benefici economici da parte di terze persone (si pensi al ritiro della pensione)
- dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà che riguardano fatti, stati, e qualità non autocertificabili da presentare a soggetti privati di cui il dichiarante abbia una diretta conoscenza
- istanze e dichiarazioni di cittadini non dell’Unione Europea privi di un permesso di soggiorno regolare.
Per chi compra o vende casa l’autentica compare in momenti precisi: la procura a vendere o a comprare data a un familiare, molto usata da chi compra casa in Italia vivendo all’estero; il compromesso da trascrivere nei registri immobiliari, che richiede firme autenticate o atto pubblico; la cessione di quote di una srl. In tutti questi casi l’autentica non è una formalità a parte ma la forma stessa dell’atto.
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Quali sono i soggetti che possono richiedere l’autentica di firma?
L’autentica di firma può essere richiesta da un cittadino italiano o comunitario maggiorenne, e di norma anche da un cittadino non europeo. È necessario che sia munito di un documento di identità in corso di validità; per chi viene dall’estero, di solito, il passaporto.
Nel caso sia un minorenne la sottoscrizione sarà effettuata da chi esercita la responsabilità genitoriale o dal tutore. Nel caso, invece, di interdetto la sottoscrizione sarà effettuata dal tutore.
Come avviene l’autentica di firma
Come già accennato l’autentica di firma può avere o meno una natura negoziale. Al di là della sua tipologia, un requisito indispensabile è che questa sia ricevuta alla presenza di un Notaio. Il notaio, di norma, verifica l’identità personale dei comparenti e il documento indica espressamente che la firma è stata apposta alla presenza del notaio. Si tratta di un aspetto estremamente rilevante ed importante in quanto potrebbe accadere che il notaio già conosca i soggetti di cui autentica la firma. La conoscenza pregressa non rileva, il notaio non può ricevere un’autentica di firma in assenza delle persone la cui firma va ad autenticare. In concreto si porta il documento da firmare (non ancora firmato), il documento d’identità e, se il testo è stato preparato da altri, qualche minuto in più: il notaio tendenzialmente lo legge prima di autenticare.
Quanto costa un’autentica di firma?
Tutte le autentiche di firma devono essere rilasciate in bollo. In particolare va apposta una marca da bollo da 16 euro per ogni foglio. Oltre a tale spesa, bisogna affrontare i diritti di segreteria e l’onorario notarile, che non ha una tariffa fissa e dipende dal tipo di documento: una vera di firma su una delega costa altro rispetto all’autentica di un compromesso con più pagine da leggere. Il modo per saperlo prima è chiederlo al notaio con il preventivo, indicando di che documento si tratta: la risposta arriva di norma in poche ore.
Autentica di firma e casa, due casi frequenti
Serve il notaio per autenticare la firma sul compromesso?
Per il compromesso in sé no: vale anche con le sole firme delle parti. Serve se si vuole trascriverlo nei registri immobiliari per proteggersi fino al rogito, perché la trascrizione richiede firme autenticate o atto pubblico (art. 2645-bis c.c.).
Posso far autenticare la firma di un genitore che non può uscire di casa?
Non in sua assenza. Il notaio, di norma, può recarsi a casa o nella struttura dove si trova, purché la persona sia in grado di capire cosa firma; in alternativa la persona può dare una procura, anch’essa da firmare davanti al notaio.
Può il notaio ricevere un’autentica di firma su un documento scritto in lingua straniera?
Nel caso in cui il notaio sia a conoscenza della lingua straniera potrà egli stesso procedere con l’autentica di firma. Qualora il documento sia destinato all’estero, non si rende obbligatoria una traduzione. È sempre opportuno che il notaio menzioni proprio nel documento che è a conoscenza della lingua straniera
E se il notaio non conosce la lingua straniera?
Si ritiene che il notaio non possa ricevere un’autentica di firma nel caso in cui sia redatto in una lingua straniera non conosciuta dal notaio. In questo caso non avrà la possibilità di verificarne il contenuto, in particolare se questo sia lecito o meno. Sarà quindi necessaria una traduzione della documentazione.
Se il documento non ha un contenuto negoziale la legge non impone la verifica del contenuto; è però almeno opportuna una verifica in ordine allo stesso, in relazione all’eventuale violazione delle norme imperative, di ordine pubblico o di buon costume.
I requisiti della traduzione
La traduzione può riguardare sia un’autentica di firma da inserire in pubblici registri, (si pensi al caso in cui debba essere trascritta nei registri immobiliari) sia un’autentica di firma che verrà restituita alla parte che la richiede. Nel primo caso la traduzione dovrà essere asseverata con giuramento da colui che la effettua, ossia dal traduttore-interprete. Nel secondo caso, non avendo alcuna formalità successiva, non sarà necessario che sia giurata e può essere redatta in qualsiasi forma.
Chi conserva l’autentica di firma del Notaio?
Le autentiche di firma una volta registrate dal notaio possono essere restituite alle parti. Questo è quanto prevede il regolamento notarile all’art. 72. La restituzione rappresenta la regola, in particolare per quei tipi di documenti che non sono inseriti in pubblici registri, il cui contenuto non ha carattere negoziale. In questi casi l’originale resta a chi lo ha chiesto e in caso di smarrimento sarà necessario richiedere nuovamente l’autentica di firma. Quando invece il documento va trascritto o iscritto, come il compromesso trascritto o la cessione di quote, l’originale resta dal notaio e le parti ne ricevono copia.
Quali sono le differenze tra l’autentica notarile e l’autentica di firma?
Come già sopra analizzato esistono diversi soggetti che possono autenticare la firma, così come diversi tipi di autentiche di firma.
L’autentica di firma amministrativa può essere ricevuta anche da un segretario comunale, da un cancelliere etc. ed ha lo scopo solo di autenticare la firma. L’autentica notarile è fatta solo ed esclusivamente dal notaio e seve a provare oltre all’autenticità del documento anche a controllare il contenuto dell’atto; è l’unica che rende una scrittura privata trascrivibile nei registri immobiliari. L’autentica notarile è assimilabile alla consolare, che il console italiano all’estero può ricevere per i connazionali.
