Servizi notarili per atti esteri

• Notaio per atti esteri

Notaio per atti esteri

Il Notaio non si occupa unicamente di dare supporto giuridico, consulenza e di redigere atti che hanno valenza solo nel territorio italiano, difatti, ha le competenze professionali per predisporre anche atti e documenti che possano essere utilizzati all’estero e curare le formalità di atti stranieri affinché possano essere utilizzati in Italia, rendendo un apposito servizio notarile in materia..

Più precisamente il Notaio predispone documenti da e per l’estero, occupandosi di verificare traduzioni, legalizzazione ed apostille di qualsiasi atto, documento o certificato formati in Italia per essere utilizzati in paesi stranieri e viceversa, ma si occupa anche di ricevere procure dall’estero per atti da stipularsi in Italia.

Il servizio di legalizzazione

Il Notaio si occupa anche di verificare che gli atti che provengano dall’estero presentino la cosiddetta doppia legalizzazione (proveniente sia dall’autorità straniera che dall’autorità italiana competente).

La legalizzazione degli atti stranieri altro non è il requisito essenziale affinché un cittadino straniero possa far valere in Italia un documento proveniente da un Paese estero di origine o in cui ha la residenza, attraverso tale meccanismo si attribuisce validità al documento secondo la legge italiana e ciò avviene attraverso l’apposizione di un timbro sull’originale dell’atto da legalizzare resa in primis dall’autorità straniera e poi dall’autorità italiana competente come, ad esempio, il Console italiano del Paese estero.

Il Notaio avrà cura di verificare che l’atto estero presenti il timbro di legalizzazione, oltre alla necessaria traduzione, affinché sia valido e possa essere utilizzato nell’atto che dovrà redigere il pubblico ufficiale italiano.

L’Apostille come alternativa semplificata alla legalizzazione

L’Apostille rappresenta una procedura semplificata della legalizzazione, sebbene abbia la stessa funzione di attestare la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, oltre ad autenticare il sigillo o il timbro apposto sull’atto straniero.

Attraverso l’utilizzo di tale meccanismo si evita la legalizzazione del documento, tuttavia è necessario che si tratti di atti predisposti da Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.

Il Notaio, tra i servizi notarili in materia di atti esteri, si preoccupa di verificare il rispetto della procedura in oggetto sull’atto proveniente dallo Stato estero che una volta perfezionato dal competente pubblico ufficiale estero potrà essere spedito al professionista italiano ed utilizzato in Italia, dove si provvederà alla traduzione; in mancanza del modello uniforme di Apostille o dei requisiti richiesti dalla legge l’atto estero mancherebbe di validità e non sarà possibile utilizzarlo nel nostro ordinamento.

Le convenzioni internazionali come regime di circolazione degli atti esteri

Non è sempre necessario che il Notaio, nell’ambito di atti che riguardino stranieri, verifichi la sussistenza del timbro per la legalizzazione e del modello uniforme per l’Apostille, potendo limitarsi a verificare la sussistenza di una Convenzione internazionale tra l’Italia ed il Paese estero da cui proviene l’atto.

Difatti, oltre ai due sistemi di circolazione sopra elencati esiste un ulteriore regime, ancor più semplificato, che consente la libera circolazione tra due Paesi, purché tra questi ultimi esiste una specifica convenzione internazionale. Sarà il Notaio a verificare lo stato del diritto internazionale in relazione allo specifico Paese di provenienza dell’atto estero.

La procura estera ricevuta dal Notaio

Tra i servizi notarili resi dal Notaio in materia di atti provenienti dall’estero vi è una fattispecie molto diffusa che riguarda il caso in cui all’atto da stipularsi nel territorio nazionale debba partecipare un soggetto che non vive in Italia ma risiede all’estero e che è impossibilitato a raggiungere lo studio notarile, per esigenze personali o lavorative.

Per poter addivenire ugualmente alla stipula dell’atto è necessario che il soggetto residente all’estero si rivolga al notaio straniero o al consolato italiano all’estero per ottenere il rilascio della procura estera, la quale dovrà essere inviata presso lo studio del professionista che dovrà curare l’atto per cui si è resa necessaria la volontà del soggetto che si trova all’estero, che verrà, in questo caso, rappresentato in atto da un soggetto che si trova in Italia e che può raggiungere lo studio notarile.

Il Notaio, una volta ricevuta la procura estera, si occuperà di verificare l’assenza di vizi formali o sostanziali della stessa affinché possa essere utilizzata nell’atto pubblico da stipularsi innanzi al pubblico ufficiale italiano. Nello specifico il Notaio si occuperà di verificare la sussistenza della traduzione in italiano, della presenza della legalizzazione o dell’Apostille, a meno che non si tratti di una procura proveniente da un Paese con cui sussiste una convenzione internazionale, della conformità ai requisiti formali del Paese estero in cui è stata formata, nonché dei requisiti minimi per essere ricevuta in Italia quali la sussistenza della forma di scrittura privata autenticata e della dichiarazione del pubblico ufficiale estero che il documento è stato firmato in sua presenza e dell’accertamento dell’identità personale del sottoscrittore.

Interevento in atto di un soggetto straniero

Nell’ipotesi in cui il soggetto straniero possa essere presente in Italia al momento del rogito notarile, senza necessità di alcuna procura, il Notaio si occuperà di una serie di verifiche ed accertamenti al fine di far intervenire lo straniero in atto secondo le previsioni legislative.

In tal senso, se si tratta di un soggetto straniero appartenente ad uno degli Stati Membri dell’unione Europea questo sarà legittimato ad intervenire in atto senza necessità di alcuna autorizzazione che ne legittimi l’intervento, diversamente, nel caso in cui si tratti di un soggetto straniero di nazionalità extracomunitaria sarà necessaria la presenza di un permesso di soggiorno in corso di validità a meno che non vi sia una convenzione internazionale che preveda la condizione di reciprocità tra l’Italia e lo Stato Estero.

Il Notaio si accerterà anche di verificare la lingua parlata dallo straniero, in quanto, dovendo gli atti notarili devono essere scritti in italiano, è necessario o che tutti parlino la lingua italiana, o che nel caso in cui tutte le parti dichiarino di non conoscere la lingua italiana, ma conoscano solo una lingua straniera parlata anche da Notaio e testimoni, l’atto dovrà essere scritto in lingua straniera ed in calce dovrà esserci la traduzione in italiano, mentre, se solo un soggetto non conosce la lingua italiana, sarà necessario l’intervento di un interprete e l’atto notarile sarà redatto dal Notaio in italiano, e poi seguirà la traduzione in lingua straniera ad opera dell’interprete.