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Come chiedere copia di un atto dal Notaio

Il rilascio della copia di un atto notarile

Come richiedere copia di un atto dal NotaioSe non si ha a disposizione l’atto redatto dal Notaio, la legge consente di avere sempre la copia di qualsiasi documento rogato. Non a caso, infatti, esso viene detto atto pubblico, proprio perché tale forma serve per dare “pubblicità” all’atto stesso e, quindi, per far in modo che possa avere effetti anche nei confronti di terzi (si pensi al valore probatorio di una compravendita trascritta nei pubblici registri immobiliari).

Conservare un atto notarile è fondamentale perché, molto spesso, la legge consente di dimostrare l’esistenza di un contratto o di un atto mediante la semplice esibizione dell’originale dell’atto notarile. Ecco che allora l’atto pubblico fa piena prova di quanto attestato dalle parti e di quanto avvenuto in presenza e sotto la supervisione del Notaio. Non sono consentite altre forme di prova (ad esempio, è impossibile dimostrare per testimoni la proprietà di una casa). Ne consegue che viene rilasciata copia autentica a richiesta delle parti interessate ed in presenza di determinati presupposti, Vediamo quali.

Come richiedere il rilascio della copia di un atto notarile

La richiesta va presentata presso lo studio del Notaio che ha materialmente rogato l’atto. Pertanto si dovrebbe conoscere, per prima cosa, il nome e il cognome del pubblico ufficiale. I notai infatti conservano sempre, nei propri archivi, gli atti da essi stipulati, almeno fino alla cessazione dell’attività o al trasferimento in altro distretto notarile.

Dopo la cessazione o il trasferimento del Notaio, è possibile richiedere la copia all’Archivio Notarile del distretto in cui egli aveva la sede all’epoca della stipula dell’atto.

Per quali atti si richiede la copia autentica

Tendenzialmente per tutti gli atti pubblici, stipulati dal Notaio, che comportano una modifica di un rapporto patrimoniale o il trasferimento di un bene (mobile o immobile) si produce copia conforme consultabile dalle parti.

In generale si fa riferimento alla compravendita immobiliare, alla donazione (di qualsiasi tipo, purché non sia di modico valore), alla costituzione di una società, all’apertura di una successione, ad un contratto di mutuo, alla concessione dell'ipoteca, e così via.

Cosa bisogna indicare per richiedere la copia di un atto notarile

Al fine di ottenere il rilascio della copia, è necessario essere a conoscenza del numero di repertorio oppure del numero progressivo che contraddistingue ogni atto notarile. Tale informazione è facilmente ottenibile tramite la consultazione dei pubblici registri immobiliari, oppure se chi richiede la copia è egli stesso parte dell’atto, sarà il Notaio a indicare il numero di repertorio del fascicolo degli atti tra vivi corrispondente all’atto stipulato.

La copia autentica rilasciata è come l’originale?

Secondo quanto previsto dall’art. 2714 c.c., le copie autentiche rilasciate dal Notaio hanno lo stesso valore giuridico dell’originale depositato presso lo stesso. Non è invece possibile rilasciare l’originale dell’atto stipulato, ad eccezione di casi previsti dalla legge notarile (un esempio può essere la procura speciale rilasciata per un singolo affare), e, quindi, ciò che viene rilasciato è copia pedissequa di quanto firmato dalle parti in sua presenza.

La copia autentica fa, inoltre, piena prova, anche per il caso in cui l’originale, depositato presso il Notaio, venga per qualsiasi motivo distrutto o smarrito.

Chi non è parte nell’atto può richiederne una copia?

Essendo l’atto “pubblico”, per definizione, chiunque, anche se estraneo alla stipula, può richiederne una copia autentica, pagando i relativi tributi ed oneri (più spese per marche da bollo).

Il Notaio può rilasciare la copia di uno o più allegati dell’atto?

Il potere del pubblico ufficiale di rilasciare copie si estende anche agli allegati e ai documenti correlati all’atto, tra cui gli estratti, che sono parziali riproduzioni dell’atto notarile. Naturalmente il richiedente avrà l’onere di indicare quale parte dell’atto è di suo interesse, specificando il tutto nell’apposita richiesta, corredata dall’indicazione del numero di repertorio, oltre che dal proprio documento di identità e codice fiscale, qualora il richiedente non sia parte dell’atto stesso.

Il Notaio può rifiutare il rilascio di una copia dell’atto?

Il Notaio potrà rifiutare il rilascio della copia qualora non siano stati corrisposti i relativi diritti, o non sia stato corrisposto il compenso relativo all’atto stipulato. È inoltre vietato, per legge, il rilascio della copia autentica di un atto che non sia ancora stato registrato presso l’Agenzia delle Entrate competente per territorio, pertanto è comunque necessario aspettare fino a un massimo di 30 giorni dalla data in cui l’atto è stato rogato per ottenere la relativa copia.

È possibile il rilascio di copie digitali?

Si ritiene possibile il rilascio di copie autentiche digitali. La richiesta di tale modalità di rilascio della copia dovrà pervenire al Notaio corredata di indirizzo p.e.c. a cui inviare la stessa. Vi è da dire, inoltre, che la copia inviata digitalmente, senza conformità telematica, non è una copia con caratteristiche di conformità, e quindi non fa piena prova come l’originale.

Quanto costa la copia autentica di un atto notarile

Sono previsti certi parametri in base ai compensi notarili e alle spettanze richieste dagli Archivi notarili. In generale per il rilascio di copie autentiche eseguite su supporto informatico o cartaceo di un atto redatto su originale cartaceo, è dovuto il diritto fisso di 18 euro per il rilascio della copia autentica, più altri oneri riguardanti la ricerca e i diritti di scritturazione e l’eventuale imposta di bollo. Ovviamente si tiene in considerazione anche la lunghezza dell’atto, quindi il numero di facciate scritte.

L’Archivio ha poi il compito di specificare al richiedente la somma da pagare, e quest’ultimo la deve versare con bollettino di conto corrente postale, o con bonifico bancario o postale.

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