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SCRITTURA PRIVATA AUTENTICATA: QUAL È IL RUOLO DEL NOTAIO?

scrittura privata autenticataLa scrittura privata autenticata, cioè il documento redatto e sottoscritto dalle parti e autenticato dal notaio presente fisicamente, si differenzia dall’atto pubblico per la sua minore incisività sia sul piano formale che sul piano delle responsabilità addossate al notaio stesso.

Per parecchio tempo, è stata una prassi costante considerare la scrittura privata autenticata un documento poco incisivo dal punto di vista formale e contenutistico, tanto che i notai potevano rimanere indenni da responsabilità in caso di irregolarità di lieve entità, o, in caso di violazioni, essere sanzionati con la censura o l’avvertimento, ai sensi della legge notarile (l.n.).

A partire dal 2005, con la nuova legge n. 246 che ha stabilito un nuovo assetto normativo, si è estesa l’applicazione dell’art. 28 l.n. anche alle scritture private autenticate: in breve, il notaio è chiamato a conformarsi sia agli obblighi che comunque gli competono quale pubblico ufficiale, sia al controllo di legalità nell’ambito del contenuto tipico e legale del documento che sarà formato in sua presenza, sia ad indagare la volontà “consapevole” delle parti in ordine all’accordo da concludere.

Cosa si intende per “volontà consapevole”? In generale, si intende quella volontà inequivocabilmente espressa dalle parti, a seguito di un dovere informativo che spetta al notaio, nel momento in cui le parti abbiano l’intenzione di presentare un documento già formato e sottoscritto o anche nella diversa ipotesi in cui si rivolgano al professionista per la redazione di esso. Inoltre, tale volontà negoziale si evince anche dal contenuto del documento, da come è stato scritto e dal modo in cui tutela gli interessi dei clienti. In ogni caso, il notaio dovrà attenersi al precetto del codice deontologico e non scegliere la forma della scrittura privata qualora sia prevista in modo imperativo quella dell’atto pubblico (per esempio se si tratta di un testamento o di una donazione).

Al pari di quanto concerne l’atto pubblico, anche la scrittura privata è soggetta agli obblighi di conservazione non solo ai fini della pubblicità immobiliare e commerciale, ma anche per consentire un controllo ispettivo dell’operato da parte degli Archivi notarili competenti.

Onde consentire tale controllo ed evitare di incorrere nella ipotesi, deontologicamente condannabile, in cui la scrittura privata sia scelta soltanto per sgravarsi da responsabilità e obblighi professionali, il notaio provvede a farsi conferire dalle parti un mandato espresso rappresentativo della loro volontà negoziale.

Se, per qualsiasi motivo, il contenuto del documento dovesse risultare incompleto o incongruo, quindi lacunoso rispetto ai requisiti stabiliti dalla legge, non si potrà parlare di scrittura privata, ma, al più, di minuta o bozza contrattuale che necessita di una integrazione redazionale, a maggior ragione se gli interessi dei clienti non trovano compiuta espressione normativa.

Qual è il ruolo delle parti nella scrittura privata autenticata?

Al controllo di legalità e di accertamento della volontà sopra descritti corrispondono specifici oneri delle parti. Si parla di oneri perché non si tratta di obblighi imposti dalla legge, ma di linee di comportamento che facilitano il raccordo tra professionista e clienti.

Si ritiene che essi, consapevoli delle attività necessarie per la realizzazione degli interessi di cui sono portatori, possano conferire un mandato al notaio. Innanzitutto chiariamo che il mandato è quel contratto mediante il quale un soggetto si obbliga a compiere atti giuridici per conto di altre persone: in pratica, il notaio-mandatario assume specifici obblighi ai fini dell’esecuzione del mandato. In particolare, si può trattare di un mandato specifico (scritto) in cui si elencano richieste e incarichi conferiti al notaio oppure (più frequentemente) di un mandato generico relativo alla redazione di un atto notarile che realizzi certi interessi.

Può altresì verificarsi il caso in cui le parti, avvalendosi delle attività di altri professionisti, presentino al notaio una scrittura privata che costituisce l’esito di una trattativa contrattuale e quindi un raccordo unanime sull’obiettivo da raggiungere. Può dunque succedere che al notaio sia espressamente richiesto di non verificare la “sostanza” dell’accordo, ma di attenersi ad un controllo di legalità.

Tuttavia, sempre tenendo presente la funzione del notaio, che è principalmente un pubblico ufficiale, sarà doveroso interagire sia con i professionisti che abbiano collaborato nella realizzazione dell’accordo, sia con i clienti, al fine di verificare il grado di conoscenza circa il contenuto e le conseguenze che scaturiscono dall’atto.

Il notaio, in poche parole, dovrà verificare il reale riscontro tra ciò che è scritto nel documento e ciò che riguarda gli interessi delle parti, nonché vigilare sulla conformità del testo alla legge.

Quando si fa uso della scrittura privata?

Sono svariati i motivi per i quali si preferisce la scrittura privata autenticata all’atto pubblico, e uno l’abbiamo appena trattato: la volontà negoziale delle parti, in questa maniera, ha un ruolo preminente, ovviamente senza prescindere da una doverosa informazione da parte del professionista che partecipa a questa redazione.

Un altro motivo si rinviene nei tempi della sottoscrizione: mentre nell’atto pubblico è fondamentale che vi sia una sottoscrizione contestuale di tutti (parti e notaio), la scrittura privata può essere sottoscritta in vari momenti, e gli effetti decorreranno dall’ultima sottoscrizione. Ecco che allora tale documento consente una elasticità, nel caso in cui non sia possibile una sottoscrizione contestuale di tutti gli intervenienti.

La conservazione della scrittura privata autenticata da parte del notaio

Alle scritture private autenticate, generalmente si applica quella regola secondo la quale esse devono essere restituite alle parti. La ragione si rinviene nel fatto che tale documento è il frutto della volontà delle parti, che lo scrivono e sottoscrivono, mentre il notaio si limita ad autenticare la firma, senza intervenire attivamente nella redazione.

Tuttavia, vanno fatte due eccezioni, indicate dal regolamento notarile (art. 72):

  • quando le parti esprimono la volontà che la scrittura resti depositata presso il notaio o
  • quando la scrittura privata è soggetta al regime di pubblicità immobiliare o commerciale

il notaio deve conservare il documento che costituirà titolo idoneo alla trascrizione/iscrizione/annotazione nei registri immobiliari o alla iscrizione nei registri delle imprese.

Inoltre, la scrittura privata autenticata costituisce titolo esecutivo di natura stragiudiziale.

BIBLIOGRAFIA: CONSIGLIO NAZIONALE DEL NOTARIATO, Studio n. 65-2006/C, Conservazione delle scritture autenticate destinate a pubblicità immobiliare o commerciale; G. PETRELLI, L’indagine sulla volontà delle parti e la “sostanza” dell’atto pubblico notarile, in Riv. Not. n. 1, 2006; M. DI FABIO, Manuale di notariato, Giuffrè Editore, Milano, 2014; S. TONDO, Forma e sostanza dell’autentica, in Vita not., 1980, Cass. 23 dicembre 2004, n. 23934, in Obbl. e contr., 2005; Cass., 17 giugno 1999, n. 6018, in Notariato, 2000; Cass., 22 marzo 1994, n. 2699, in Riv. not., 1994, II.

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