Scrittura privata autenticata: qual è il ruolo del notaio?
- Qual è il ruolo delle parti nella scrittura privata autenticata?
- Quando si fa uso della scrittura privata?
- La conservazione della scrittura privata autenticata da parte del notaio
- Scrittura privata o atto pubblico, i dubbi di chi compra casa
Per parecchio tempo, è stata una prassi costante considerare la scrittura privata autenticata un documento poco incisivo dal punto di vista formale e contenutistico, con un intervento del notaio che si fermava, in sostanza, all’autentica delle firme.
A partire dal 2005, con la nuova legge n. 246 che ha stabilito un nuovo assetto normativo, si è estesa l’applicazione dell’art. 28 l.n. anche alle scritture private autenticate: in breve, la legge chiede al notaio, semplificando molto, di rispettare gli obblighi che comunque gli competono quale pubblico ufficiale, di esercitare il controllo di legalità sul contenuto del documento che sarà formato in sua presenza e di indagare la volontà “consapevole” delle parti in ordine all’accordo da concludere.
Cosa si intende per “volontà consapevole”? In generale, si intende quella volontà inequivocabilmente espressa dalle parti, a seguito di un dovere informativo che spetta al notaio, nel momento in cui le parti abbiano l’intenzione di presentare un documento già formato e sottoscritto o anche nella diversa ipotesi in cui si rivolgano al professionista per la redazione di esso. Inoltre, tale volontà negoziale si evince anche dal contenuto del documento, da come è stato scritto e dal modo in cui tutela gli interessi delle parti. In ogni caso, la forma della scrittura privata non è disponibile quando la legge impone in modo imperativo quella dell’atto pubblico (per esempio se si tratta di un testamento pubblico o di una donazione).
Tre forme, tre pesi diversi
Al pari di quanto concerne l’atto pubblico, anche la scrittura privata autenticata, nei casi descritti più sotto, è soggetta agli obblighi di conservazione non solo ai fini della pubblicità immobiliare e commerciale, ma anche per consentire un controllo ispettivo dell’operato da parte degli Archivi notarili competenti.
Per consentire tale controllo, e perché resti traccia del fatto che la forma è stata scelta dalle parti, il notaio di norma si fa conferire dalle parti un mandato espresso rappresentativo della loro volontà negoziale.
Se, per qualsiasi motivo, il contenuto del documento dovesse risultare incompleto o incongruo, quindi lacunoso rispetto ai requisiti stabiliti dalla legge, non si potrà parlare di scrittura privata, ma, al più, di minuta o bozza contrattuale che necessita di una integrazione redazionale, a maggior ragione se gli interessi delle parti non trovano compiuta espressione normativa.
Qual è il ruolo delle parti nella scrittura privata autenticata?
Al controllo di legalità e di accertamento della volontà sopra descritti corrispondono specifici oneri delle parti. Si parla di oneri perché non si tratta di obblighi imposti dalla legge, ma di linee di comportamento che facilitano il raccordo tra professionista e parti.
Si ritiene che esse, consapevoli delle attività necessarie per la realizzazione degli interessi di cui sono portatrici, possano conferire un mandato al notaio. Innanzitutto chiariamo che il mandato è quel contratto mediante il quale un soggetto si obbliga a compiere atti giuridici per conto di altre persone: in pratica, il notaio-mandatario assume specifici obblighi ai fini dell’esecuzione del mandato. In particolare, si può trattare di un mandato specifico (scritto) in cui si elencano richieste e incarichi conferiti al notaio oppure (più frequentemente) di un mandato generico relativo alla redazione di un atto notarile che realizzi certi interessi.
Può altresì verificarsi il caso in cui le parti, avvalendosi delle attività di altri professionisti, presentino al notaio una scrittura privata che costituisce l’esito di una trattativa contrattuale e quindi un raccordo unanime sull’obiettivo da raggiungere. Può dunque succedere che al notaio sia espressamente richiesto di non verificare la “sostanza” dell’accordo, ma di attenersi ad un controllo di legalità.
Anche in questo caso, tenendo presente la funzione del notaio, che è principalmente un pubblico ufficiale, è normale che il notaio si confronti sia con i professionisti che abbiano collaborato nella realizzazione dell’accordo, sia con le parti, al fine di verificare il grado di conoscenza circa il contenuto e le conseguenze che scaturiscono dall’atto.
Il notaio, in poche parole, tendenzialmente verifica il reale riscontro tra ciò che è scritto nel documento e ciò che riguarda gli interessi delle parti, e vigila sulla conformità del testo alla legge. Chi porta un testo già pronto, insomma, non ottiene una semplice firma in calce: ottiene anche una lettura.
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Quando si fa uso della scrittura privata?
Sono svariati i motivi per i quali si preferisce la scrittura privata autenticata all’atto pubblico, e uno l’abbiamo appena trattato: la volontà negoziale delle parti, in questa maniera, ha un ruolo preminente, ovviamente senza prescindere da una doverosa informazione da parte del professionista che partecipa a questa redazione.
Un altro motivo si rinviene nei tempi della sottoscrizione: mentre nell’atto pubblico, di norma, è necessario che vi sia una sottoscrizione contestuale di tutti (parti e notaio), la scrittura privata può essere sottoscritta in vari momenti, e gli effetti decorreranno dall’ultima sottoscrizione. Ecco che allora tale documento consente una elasticità, nel caso in cui non sia possibile una sottoscrizione contestuale di tutti gli intervenienti: le firme possono essere autenticate anche da notai diversi e in città diverse, come si vede nella pagina su come comprare casa a distanza.
Nella pratica di chi compra casa la scrittura privata autenticata compare in alcuni passaggi precisi. Il compromesso da trascrivere, che per legge richiede l’atto pubblico o la scrittura privata autenticata (art. 2645-bis c.c.). Il preliminare di una casa ancora da costruire o in costruzione, che dal 16 marzo 2019 deve avere una di queste due forme, come spiegato nella pagina sul preliminare di immobile da costruire. La procura a comprare o a vendere, che segue la forma dell’atto a cui serve, e che spesso arriva proprio da chi compra casa in Italia dall’estero. La cessione di quote di srl, dove l’atto autenticato è la regola. La compravendita della casa in sé, invece, potrebbe farsi anche in questa forma, perché la legge chiede la forma scritta e, per trascrivere, l’autentica o l’atto pubblico (art. 2657 c.c.); nella realtà, però, il rogito di una casa si fa quasi sempre per atto pubblico, e la scelta spetta alle parti con il notaio. Restano fuori, per legge, gli atti che l’atto pubblico lo richiedono a pena di nullità: la donazione, le convenzioni matrimoniali, la costituzione di società di capitali.
Il tabellone dell’acquisto: quale forma a ogni passaggio
Esempio: Chiara e Paolo comprano a Roma un trilocale da 320.000 euro, con nove mesi tra compromesso e rogito
Nei due passaggi centrali la scrittura privata autenticata fa lo stesso lavoro di un atto pubblico, e le imposte non cambiano con la forma. Il compromesso trascritto ha un suo onorario, che si chiede insieme a quello del rogito; per il rogito di una prima casa da privato NotaioFacile rileva, tra i notai a Roma, onorari da 970 a 6.500 euro.
Schema semplificato e indicativo: la forma di ogni passaggio si sceglie con il notaio, caso per caso. La parte proporzionale dell’imposta pagata sul compromesso, di norma, si scomputa da quella del rogito.
Una precisazione sui costi, perché la domanda arriva spesso: le imposte dipendono da cosa si trasferisce, non dalla forma scelta, quindi una casa paga le stesse imposte in entrambi i casi; l’onorario del notaio può invece essere diverso, ed è una delle voci che il preventivo chiarisce prima di scegliere: chi invia la richiesta tramite NotaioFacile riceve di norma le risposte dei notai in poche ore, e da lì ogni comunicazione avviene direttamente tra utente e notaio.
La conservazione della scrittura privata autenticata da parte del notaio
Alle scritture private autenticate, generalmente si applica quella regola secondo la quale esse devono essere restituite alle parti. La ragione si rinviene nel fatto che tale documento è il frutto della volontà delle parti, che lo scrivono e sottoscrivono, mentre il notaio si limita ad autenticare la firma, senza intervenire attivamente nella redazione.
Tuttavia, vanno fatte due eccezioni, indicate dalla legge notarile (art. 72):
- quando le parti esprimono la volontà che la scrittura resti depositata presso il notaio o
- quando la scrittura privata è soggetta al regime di pubblicità immobiliare o commerciale
la legge prevede che il notaio conservi il documento, che costituirà titolo idoneo alla trascrizione/iscrizione/annotazione nei registri immobiliari o alla iscrizione nei registri delle imprese. È il caso, ad esempio, del compromesso trascritto e della cessione di quote: l’originale resta dal notaio e le parti ne ricevono copia, come per un atto pubblico.
Inoltre, la scrittura privata autenticata costituisce titolo esecutivo di natura stragiudiziale per le obbligazioni di somme di denaro che contiene (art. 474, n. 2, c.p.c.): chi deve ricevere una somma in base a quel documento può agire senza passare prima da una sentenza. Per la semplice autentica di firma su dichiarazioni e documenti di altro tipo c’è una pagina a parte.
Scrittura privata o atto pubblico, i dubbi di chi compra casa
Posso comprare casa con una scrittura privata autenticata invece del rogito?
La legge lo consente: per trasferire un immobile basta la forma scritta e per trascrivere l’acquisto serve l’autentica del notaio o l’atto pubblico. Nella pratica la compravendita di una casa si fa quasi sempre per atto pubblico, e quando c’è un mutuo le forme le indica di solito la banca. È una scelta da fare con il notaio.
Con la scrittura privata autenticata si pagano meno imposte?
No. Le imposte dipendono da che cosa si compra e da chi compra, non dalla forma dell’atto: la stessa casa paga le stesse imposte. Può cambiare invece l’onorario del notaio, che di norma si chiarisce con il preventivo.
Il compromesso firmato in agenzia è una scrittura privata autenticata?
No, è una scrittura privata semplice: vale tra le parti e va registrata, ma non si può trascrivere. Per trascriverlo, e metterlo al riparo da ipoteche o vendite successive, serve l’autentica del notaio o l’atto pubblico (art. 2645-bis c.c.).
Posso portare al notaio un testo già scritto dal mio avvocato?
Sì, è il caso tipico della scrittura privata autenticata. Il notaio di norma lo legge comunque: dal 2005 la legge gli chiede di verificare che il contenuto non sia contrario alla legge e che le parti sappiano cosa firmano. Se il testo è incompleto, potrebbe far presente cosa manca prima di autenticare.
BIBLIOGRAFIA: CONSIGLIO NAZIONALE DEL NOTARIATO, Studio n. 65-2006/C, Conservazione delle scritture autenticate destinate a pubblicità immobiliare o commerciale; G. PETRELLI, L’indagine sulla volontà delle parti e la “sostanza” dell’atto pubblico notarile, in Riv. Not. n. 1, 2006; M. DI FABIO, Manuale di notariato, Giuffrè Editore, Milano, 2014; S. TONDO, Forma e sostanza dell’autentica, in Vita not., 1980, Cass. 23 dicembre 2004, n. 23934, in Obbl. e contr., 2005; Cass., 17 giugno 1999, n. 6018, in Notariato, 2000; Cass., 22 marzo 1994, n. 2699, in Riv. not., 1994, II.
