Privacy atto notarile cosa sapere

• Cosa si firma durante l’atto
• Cosa consegnare al notaio
• Cosa fa il notaio per il rogito
• Dati da fornire al notaio
• Dati personali obbligatori
• Utilizzo dati personali del notaio
• Conservazione dei dati personali

Cosa si firma durante l’atto

Quando si conclude un qualsiasi atto notarile dopo la lettura dell’atto da parte del notaio o da parte di persona di sua fiducia, il notaio provvede a raccogliere le firme delle parti che hanno partecipato all’atto.

Nel caso in cui siano presenti dei testimoni (si pensi al caso della donazione in cui la loro presenza è obbligatoria) anche questi ultimi dovranno provvedere a sottoscrivere in calce e a margine. Oltre all’atto vengono firmati anche gli allegati (come le planimetrie, l’attestato di prestazione energetica, il testamento olografo, etc.) ma anche il modulo relativo al regolamento privacy. Ma che funzione ha? Vediamolo insieme.

Cosa consegnare al notaio

Per la conclusione di un qualsiasi tipo di atto che sia un contratto di compravendita, una donazione, una costituzione di una società o anche la consegna di un testamento, bisognerà fornire il notaio di specifici documenti che possono attenere anche ad alcuni dati personali.

Consegnare al notaio tutti i documenti che riguardino la propria persona, come carta di identità, codice fiscale e altro, richiede la firma di un documento (oltre quello dell’atto che si intende stipulare) che conferisce l’incarico al notaio e autorizza lo stesso al trattamento dei dati personali.

Cosa fa il notaio per il rogito

Il notaio è un pubblico ufficiale e rappresenta la garanzia e l’imparzialità per eccellenza. Il suo ruolo è quello di dare pubblica fede agli atti conclusi tra privati e alle informazioni contenute in essi, in modo tale che possano avere effetto nei confronti di tutti e che quindi chiunque ne possa fare affidamento.

Prima della conclusione di qualsiasi atto la consulenza notarile è di primaria importanza in quanto è un tecnico del settore e quindi potrà fornire tutte le possibili soluzioni per il proprio caso, scegliendo infine quella più adatta alle parti.

Adeguare infatti la volontà delle parti alle norme di legge è sicuramente una delle funzioni principali del notaio.

Dati da fornire al notaio

Per lo svolgimento delle sue funzioni il notaio è tenuto a richiedere dei dati che attengono alle persone interessate all’atto che possono essere di tipo personale (come di dati anagrafici) o di tipo patrimoniale (come il regime patrimoniale della famiglia) che possono essere trattati in maniera sia elettronica che materiale.

In particolare il regime patrimoniale deve essere comunicato per specifici atti dal notaio fin dall’inizio, proprio per comprendere le diverse conseguenze di una determinata soluzione piuttosto che di un’altra.

Dove prendere le informazioni richieste dal notaio

A seconda del tipo di dato richiesto dal notaio sarà possibile consultare sempre nel rispetto del regolamento privacy, i vari archivi contenenti le informazioni necessarie per il rogito notarile.

Alcuni tipi di controlli possono essere effettuati dal notaio purchè gli sia conferito l’incarico al fine di non violare il regolamento della privacy: si pensi al caso in cui sia necessario un estratto del certificato di matrimonio per scoprire il regime patrimoniale dei coniugi, oppure sia necessario avere dal Comune dell’ultimo domicilio un estratto dell’atto di morte.

Delega controlli notaio

A seconda del tipo di incarico il notaio consulterà il Catasto, i Registri immobiliari, l’Anagrafe, lo Stato civile, il Registro delle imprese e anche altri registri pubblici qualora sia necessario.

Ci sono dei casi in cui il notaio incarichi i suoi collaboratori e può capitare che gli uffici dei Comuni richiedano una delega conferita dal notaio per l’accesso a determinati atti sempre allo scopo di tutelare la privacy. Naturalmente è doveroso precisare che la raccolta dei dati avviene sempre nella misura necessaria alla funzione notarile e all'incarico ricevuto.

Dati personali obbligatori

Alcuni dati personali sono essenziali per il rogito notarile quindi non possono essere considerati facoltativi: il notaio potrebbe essere, quindi, impossibilitato nella stesura dell’atto notarile qualora non si fornissero. Il trattamento dei dati personali può essere effettuato su supporti cartacei o anche con l’ausilio di strumenti elettronici con modalità sempre che garantiscono sicurezza e riservatezza dei dati.

Utilizzo dati personali del notaio

In qualsiasi momento si potrà richiedere al notaio di accedere ai dati personali che riguardano la propria persona, così come sarà possibile richiedere al notaio di rettificarli o di cancellare gli stessi. Può altresì capitare che per motivi legittimi e leciti ci si opponga allo specifico trattamento di dati revocando il consenso dato inizialmente.

A chi comunica i dati personali il notaio

I dati relativi alla persona o al regime patrimoniale della stessa saranno comunicati ad esempio all’Agenzia dell’Entrate ai fini della registrazione dell’atto, così come alla Conservatoria dei Registri Immobiliari e all’Ufficio del Catasto ai fini della trascrizione e della voltura, al Registro delle Imprese in caso di atti con le società (si pensi alla costituzione di società dal notaio, sia di persone che di capitali, così come alle modifiche della società). Tutti gli archivi dei singoli Uffici pubblici sono accessibili con delle specifiche modalità regolate dalla legge.

Conservazione dei dati personali

L’atto notarile come qualsiasi altro documento pubblico destinato a pubblici archivi viene conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario e quindi i dati personali conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati nel caso in cui siano riportati in registri. Nel caso però vi sia una modifica del dato personale, si pensi al caso del cambio residenza non sarà modificato l’atto notarile, ma sarà certamente cambiato il dato all’Anagrafe.