Privacy al rogito, quali dati servono e chi può vederli dopo
- Cosa si firma durante l’atto
- Cosa consegnare al notaio
- Cosa fa il notaio per il rogito
- Dati da fornire al notaio
- Dati personali obbligatori
- Utilizzo dati personali del notaio
- Conservazione dei dati personali
- Cosa resta dei tuoi dati dopo il rogito
Il rogito di casa non è un documento riservato: una volta trascritto, il nome di chi compra si legge nei registri immobiliari, e una copia dell’atto, di norma, può chiederla chiunque. Per questo è utile sapere quali dati chiede il notaio, perché alcuni non si possono rifiutare né cancellare, e cosa si firma insieme all’atto.
Cosa si firma durante l’atto
Quando si conclude un qualsiasi atto notarile, dopo la lettura dell’atto il notaio, di norma, raccoglie le firme delle parti che hanno partecipato all’atto.
Nel caso in cui siano presenti dei testimoni (si pensi al caso della donazione in cui la loro presenza è obbligatoria) anche questi ultimi dovranno provvedere a sottoscrivere in calce e a margine. Oltre all’atto vengono firmati anche gli allegati (come le planimetrie, l’attestato di prestazione energetica, il testamento olografo, etc.) ma anche il modulo relativo al regolamento privacy. Ma che funzione ha? Vediamolo insieme.
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Cosa consegnare al notaio
Per la conclusione di un qualsiasi tipo di atto che sia un contratto di compravendita, una donazione, una costituzione di una società o anche la consegna di un testamento, bisognerà fornire il notaio di specifici documenti che possono attenere anche ad alcuni dati personali.
Consegnare al notaio tutti i documenti che riguardino la propria persona, come carta di identità, codice fiscale e altro, di norma richiede la firma di un documento (oltre quello dell’atto che si intende stipulare) che conferisce l’incarico al notaio e con cui si riceve l’informativa sul trattamento dei dati personali.
Per chiedere un preventivo tramite NotaioFacile, invece, non servono documenti: bastano le informazioni sull’atto, come il tipo, la zona e il valore, e un recapito. I documenti, di norma, si consegnano poi al notaio scelto, come spiegato nella pagina su cosa serve per fare un preventivo. A titolo indicativo, secondo i valori pubblicati da NotaioFacile, a Napoli l’onorario per l’acquisto della prima casa da privato con mutuo va da 1.600 a 10.900 euro, come si vede nella pagina sui notai di Napoli. Per il proprio atto si può richiedere un preventivo ai notai della zona: la richiesta è gratuita e, di solito, le risposte arrivano in poche ore.
Cosa fa il notaio per il rogito
Il notaio è un pubblico ufficiale e rappresenta la garanzia e l’imparzialità per eccellenza. Il suo ruolo è quello di dare pubblica fede agli atti conclusi tra privati e alle informazioni contenute in essi, in modo tale che possano avere effetto nei confronti di tutti e che quindi chiunque vi possa fare affidamento.
Prima della conclusione di qualsiasi atto la consulenza notarile è di primaria importanza in quanto è un tecnico del settore e quindi potrà illustrare le possibili soluzioni per il proprio caso, tra le quali le parti sceglieranno quella più adatta.
Adeguare infatti la volontà delle parti alle norme di legge è sicuramente una delle funzioni principali del notaio.
Dati da fornire al notaio
Per lo svolgimento delle sue funzioni il notaio è tenuto a richiedere dei dati che attengono alle persone interessate all’atto che possono essere di tipo personale (come i dati anagrafici) o di tipo patrimoniale (come il regime patrimoniale della famiglia) che possono essere trattati in maniera sia elettronica che materiale.
In particolare il regime patrimoniale deve essere comunicato per specifici atti al notaio fin dall’inizio, proprio per comprendere le diverse conseguenze di una determinata soluzione piuttosto che di un’altra.
Nella compravendita, chi compra di norma dichiara nell’atto anche come paga il prezzo, per esempio con quali bonifici o assegni, e se c’è stata un’agenzia immobiliare, con i suoi dati: sono dichiarazioni previste dalla legge, spiegate nella pagina sui mezzi di pagamento al rogito. La normativa antiriciclaggio, che riguarda anche i notai, prevede poi che chi firma sia identificato con un documento valido.
Dove prendere le informazioni richieste dal notaio
A seconda del tipo di dato richiesto dal notaio sarà possibile consultare sempre nel rispetto del regolamento privacy, i vari archivi contenenti le informazioni necessarie per il rogito notarile.
Alcuni tipi di controlli possono essere effettuati dal notaio purchè gli sia conferito l’incarico al fine di non violare il regolamento della privacy: si pensi al caso in cui sia necessario un estratto dell’atto di matrimonio per scoprire il regime patrimoniale dei coniugi, oppure sia necessario avere dal Comune un estratto dell’atto di morte. Le differenze tra certificati ed estratti sono spiegate nella pagina sul certificato di stato civile.
Delega controlli notaio
A seconda del tipo di incarico il notaio, di norma, consulta il Catasto, i Registri immobiliari, l’Anagrafe, lo Stato civile, il Registro delle imprese e anche altri registri pubblici qualora sia necessario.
Ci sono dei casi in cui il notaio incarichi i suoi collaboratori e può capitare che gli uffici dei Comuni richiedano una delega conferita dal notaio per l’accesso a determinati atti sempre allo scopo di tutelare la privacy. Naturalmente è doveroso precisare che la raccolta dei dati avviene sempre nella misura necessaria alla funzione notarile e all'incarico ricevuto.
Dati personali obbligatori
Alcuni dati personali sono essenziali per il rogito notarile quindi non possono essere considerati facoltativi: il notaio potrebbe essere, quindi, impossibilitato nella stesura dell’atto notarile qualora non si fornissero. Il trattamento dei dati personali può essere effettuato su supporti cartacei o anche con l’ausilio di strumenti elettronici con modalità che garantiscono sempre sicurezza e riservatezza dei dati.
Quali dati chiede il notaio, e con quali margini, in modo semplificato:
Servono per l’atto
Documento d’identità, codice fiscale, residenza, stato civile e regime patrimoniale. Senza, di norma, l’atto non si può fare.
Li chiede la legge
Nella compravendita, come si paga il prezzo e i dati dell’agenzia, se c’è stata. Per l’antiriciclaggio, l’identificazione di chi firma.
Restano nell’atto
Dopo il rogito si possono chiedere accesso e rettifica, ma i dati scritti nell’atto e nei registri, di norma, non si cancellano.
Utilizzo dati personali del notaio
In qualsiasi momento si potrà richiedere al notaio di accedere ai dati personali che riguardano la propria persona, così come sarà possibile richiedere al notaio di rettificarli e, nei limiti previsti dalla legge, di cancellare gli stessi. Può altresì capitare che per motivi legittimi ci si opponga a uno specifico trattamento di dati: i dati che servono per l’atto e per gli adempimenti previsti dalla legge, però, di norma non dipendono dal consenso.
A chi comunica i dati personali il notaio
I dati relativi alla persona o al regime patrimoniale della stessa saranno comunicati ad esempio all’Agenzia delle Entrate ai fini della registrazione dell’atto, così come alla Conservatoria dei Registri Immobiliari e all’Ufficio del Catasto ai fini della trascrizione e della voltura, al Registro delle Imprese in caso di atti con le società (si pensi alla costituzione di società dal notaio, sia di persone che di capitali, così come alle modifiche della società). Tutti gli archivi dei singoli Uffici pubblici sono accessibili con delle specifiche modalità regolate dalla legge.
Conservazione dei dati personali
L’atto notarile come qualsiasi altro documento pubblico destinato a pubblici archivi viene conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario e quindi i dati personali conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati nel caso in cui siano riportati in registri. Nel caso però vi sia una modifica del dato personale, si pensi al caso del cambio residenza non sarà modificato l’atto notarile, ma sarà certamente cambiato il dato all’Anagrafe.
Quando il notaio cessa l’attività o si trasferisce in un altro distretto, gli atti passano all’archivio notarile del distretto, che da quel momento ne rilascia le copie. Come chiederle è spiegato nella pagina sulla copia di un atto dal notaio.
Cosa resta dei tuoi dati dopo il rogito
Dopo il rogito chi può vedere i miei dati?
L’atto di acquisto viene trascritto nei registri immobiliari, che chiunque può consultare con un’ispezione ipotecaria: nome, codice fiscale e casa acquistata risultano quindi pubblici. Anche la copia dell’atto, di norma, può essere chiesta al notaio da chiunque, non solo dalle parti. Fa eccezione il testamento pubblico, la cui copia, finché il testatore è in vita, si rilascia solo a lui o a chi ha una sua procura speciale.
Posso chiedere al notaio di cancellare i miei dati dopo il rogito?
Per i dati scritti nell’atto e nei registri, di norma no: il regolamento europeo sulla privacy esclude la cancellazione quando il trattamento serve ad adempiere un obbligo di legge o a esercitare pubbliche funzioni, come quelle del notaio. Si può chiedere di accedere ai propri dati, e un dato sbagliato nell’atto, di norma, si corregge con una rettifica.
Se non firmo il modulo sulla privacy, il notaio può fare l’atto?
Il modulo, di norma, serve a ricevere l’informativa e a conferire l’incarico. I dati necessari per l’atto il notaio li tratta perché lo prevede la legge, non in base al consenso; senza i dati essenziali, come quelli per identificare chi firma, l’atto di norma non si può fare. Cosa si firma esattamente è buona norma leggerlo nell’informativa del singolo studio.
