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LA COPIA, L’ESTRATTO ED IL CERTIFICATO DI AVVENUTA STIPULA DELL’ATTO POSSONO ESSERE RICHIESTI AL NOTAIO CHE HA STIPULATO L’ATTO O IN ALCUNI CASI ALL’ARCHIVIO NOTARILE, VEDIAMO COME

È possibile chiedere la copia o l’estratto di un atto notarile?

copie estratti certificati notariliLa legge notarile consente di chiedere le copie, gli estratti ed i certificati degli atti notarili. La richiesta dev’essere fatta al Notaio che ha ricevuto l’atto o presso cui l’atto è stato depositato. Tuttavia, in caso di testamenti non possono essere rilasciate né copie, né estratti né certificati se non al testatore, a meno che il soggetto richiedente abbia un mandato speciale in forma autentica.

Tali documenti devono riportare la data del rilascio e devono essere autenticate dal Notaio che le rilascia, il quale dichiarerà che la loro conformità all’atto originale e vi apporrà la sua sottoscrizione ed il sigillo notarile. Il Notaio, in alcuni casi, potrebbe rifiutarsi di rilasciare le copie, gli estratti ed i certificati laddove non siano stati pagati gli onorari e le spese dell’atto di cui si richiede la copia.

La copia autentica e la copia esecutiva dell’atto

La copia autentica di un atto consiste nel rilascio di una sua copia integrale da parte del Notaio. In essa il Notaio certifica che si tratta di una copia autentica conforme all’originale presso lui depositato. Tale copia potrà essere rilasciata sia unitamente alla copia degli allegati dell’atto sia, ove non siano richiesti, con omissione degli allegati. Ad esempio, nella richiesta della copia autentica di un contratto di compravendita immobiliare solitamente si rinunzia ad avere anche la copia di planimetrie, APE e degli altri documenti allegati.

Un tipo particolare di copia autentica è quella esecutiva. La copia esecutiva spesso viene richiesta per l’erogazione di un mutuo o per l’iscrizione di un’ipoteca immobiliare oppure per fini giudiziari. La copia esecutiva può essere rilasciata soltanto alla parte a favore della quale fu stipulata l’obbligazione o ai suoi successori.

Si può richiedere la copia di un documento informatico?

Con l’entrata in vigore del Codice dell’Amministrazione digitale, il D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82, vi è stata un’implementazione delle competenze della Pubblica Amministrazione nell’ambito digitale. La riforma ha coinvolto anche la figura del Notaio, essendo egli un pubblico ufficiale. In merito al rilascio delle copie, tale normativa prevede diverse possibilità: in primo luogo le parti possono chiedere di allegare al contratto che stipulano un documento informatico, in tal caso il Notaio dovrà allegre una copia cartacea conforme al documento informatico; in secondo luogo, visto che è possibile anche stipulare un atto in forma digitale con firma elettronica qualificata o con firma digitale, sarà sempre possibile chiedere una copia cartacea dell’atto informatico, su cui il Notaio farà tutti gli opportuni controlli; infine, laddove un soggetto avesse una copia digitale di un documento cartaceo, potrebbe anche richiedere al Notaio di estrarre la copia cartacea della copia informatica.

Gli estratti dell’atto notarile

L’estratto si distingue dalla copia autentica, poiché consiste in una copia soltanto parziale dell’atto. Essa quindi riguarda solo una parte dell’atto originale. Come avviene per la copia integrale, l’estratto può essere richiesto in qualsiasi momento al Notaio che ha ricevuto l’atto, purché sia già avvenuta la sua registrazione. Anche in questo caso, il Notaio indicherà la data del suo rilascio e certificherà che tale copia è conforme all’originale, apponendo sull’estratto la sottoscrizione ed il sigillo.

Il certificato di avvenuta stipula

Il Notaio può sempre rilasciare, dietro richiesta, oltre a copie ed estratti degli atti anche il certificato di avvenuta stipula. Esso consiste in un atto scritto dal Notaio, in cui egli certifica che è avvenuta in tale data la stipulazione dell’atto.

Solitamente, il certificato di avvenuta stipula viene rilasciato una volta compiuto il rogito nelle compravendite immobiliari, ma può essere richiesto per qualsiasi tipo di contratto. L’utilità di tale certificato nasce dal fatto che può essere prodotto immediatamente dopo il perfezionamento dell’atto. Invece la copia può essere rilasciata dal Notaio solo dopo che è avvenuta la registrazione dell’atto presso i registri appositi e tale attività richiede le dovute tempistiche.  

Come si chiede la copia di atto se non si conosce il Notaio rogante o se non opera più?

In molti casi potrebbe capitare di essere a conoscenza dell’esistenza di un atto, magari stipulato molti anni prima, ma di cui non si conoscano gli estremi e non ci si ricordi del nome del Notaio che lo aveva stipulato. In questi casi sarebbe utile ricordare dove è stato perfezionato, poiché per chiederne la copia ci si deve rivolgere all’archivio notarile del luogo in cui è stato depositato l’atto. In particolare, dovrà essere inviata una richiesta all’indirizzo email o pec dell’archivio notarile, reperibile da internet. La richiesta deve essere corredata dalla ricevuta di versamento sul conto corrente postale dell'archivio notarile di 6€, che è il costo per la ricerca. Nell’email di richiesta della copia dell’atto consigliamo di indicare: se si desidera una copia cartacea o informatica, se la copia deve essere in bollo o in carta libera, indicando l'uso per cui si richiede, ed infine di precisare le modalità per la consegna della copia richiesta. L'archivio effettuerà la ricerca e ne comunicherà l’esito al richiedente. Nel caso in cui la ricerca abbia esito positivo, saranno indicati dall’archivio gli importi e le modalità di pagamento per ricevere la copia richiesta.

Anche quando invece si conosce il Notaio che ha stipulato l’atto, ma è andato in pensione oppure ha spostato la sua sede in un altro comune, si potrebbe richiedere la copia o l’estratto dell’atto all'archivio notarile del distretto in cui il Notaio operava alla data della stipula. Uno strumento utile per conoscere in quale archivio notarile è stato depositato l’atto è la pagina archinota del Ministero della Giustizia. Una volta che si è a conoscenza dell’archivio notarile competente per il rilascio della copia, ci si dovrà mettere in contatto con esso per via telematica o recandosi presso la sua sede. Anche in questo caso si consiglia di essere precisi nella richiesta, sarà poi il responsabile dell’archivio ad indicare i pagamenti richiesti e gli eventuali moduli da compilare.

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