Copia, estratto, certificato del rogito: quando si ottengono
- è possibile chiedere la copia o l’estratto di un atto notarile?
- La copia autentica e la copia esecutiva dell’atto
- Si può richiedere la copia di un documento informatico?
- Gli estratti dell’atto notarile
- Il certificato di avvenuta stipula
- Come si chiede la copia di atto se non si conosce il notaio rogante o se non opera più?
- Dal rogito alla copia in mano
È possibile chiedere la copia o l’estratto di un atto notarile?
Tali documenti devono riportare la data del rilascio e devono essere autenticate dal Notaio che le rilascia, il quale dichiarerà che la loro conformità all’atto originale e vi apporrà la sua sottoscrizione ed il sigillo notarile. Il Notaio, in alcuni casi, potrebbe rifiutarsi di rilasciare le copie, gli estratti ed i certificati laddove non siano stati pagati gli onorari e le spese dell’atto di cui si richiede la copia. Lo prevede l’art. 78 della legge notarile. Chi chiede la copia può anche non essere stato parte dell’atto, come spieghiamo nella pagina su come chiedere la copia di un atto dal notaio, che riporta anche i costi.
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La copia autentica e la copia esecutiva dell’atto
La copia autentica di un atto consiste nel rilascio di una sua copia integrale da parte del Notaio. In essa il Notaio certifica che si tratta di una copia autentica conforme all’originale presso lui depositato. Tale copia potrà essere rilasciata sia unitamente alla copia degli allegati dell’atto sia, ove non siano richiesti, con omissione degli allegati. Ad esempio, nella richiesta della copia autentica di un contratto di compravendita immobiliare solitamente si rinunzia ad avere anche la copia di planimetrie, APE e degli altri documenti allegati. La copia autentica fa fede come l’originale (art. 2714 c.c.).
Un tipo particolare di copia autentica era quella esecutiva, con la formula esecutiva. Dal 28 febbraio 2023 la riforma del processo civile ha abolito la formula: per valere come titolo per l’esecuzione forzata l’atto notarile si rilascia ora in copia attestata conforme all’originale (art. 475 c.p.c.). Di norma la chiede la banca nel mutuo, e può essere rilasciata soltanto alla parte a favore della quale fu stipulata l’obbligazione o ai suoi successori. Ne parliamo nella pagina sulla copia esecutiva dal notaio.
Si può richiedere la copia di un documento informatico?
Con l’entrata in vigore del Codice dell’Amministrazione digitale, il D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82, vi è stata un’implementazione delle competenze della Pubblica Amministrazione nell’ambito digitale. La riforma ha coinvolto anche la figura del Notaio, essendo egli un pubblico ufficiale. In merito al rilascio delle copie, tale normativa prevede diverse possibilità: in primo luogo le parti possono chiedere di allegare al contratto che stipulano un documento informatico, in tal caso il Notaio dovrà allegre una copia cartacea conforme al documento informatico; in secondo luogo, visto che è possibile anche stipulare un atto in forma digitale con firma elettronica qualificata o con firma digitale, sarà sempre possibile chiedere una copia cartacea dell’atto informatico, su cui il Notaio farà tutti gli opportuni controlli; infine, laddove un soggetto avesse una copia digitale di un documento cartaceo, potrebbe anche richiedere al Notaio di estrarre la copia cartacea della copia informatica. La base è l’art. 73 della legge notarile, per cui il notaio può attestare la conformità di copie su supporto informatico o cartaceo.
Gli estratti dell’atto notarile
L’estratto si distingue dalla copia autentica, poiché consiste in una copia soltanto parziale dell’atto. Essa quindi riguarda solo una parte dell’atto originale. Come avviene per la copia integrale, l’estratto può essere richiesto in qualsiasi momento al Notaio che ha ricevuto l’atto, purché sia già avvenuta la sua registrazione. Anche in questo caso, il Notaio indicherà la data del suo rilascio e certificherà che tale copia è conforme all’originale, apponendo sull’estratto la sottoscrizione ed il sigillo. Il limite della registrazione viene dall’art. 66 del d.P.R. 131/1986, e vale anche per le copie.
Il certificato di avvenuta stipula
Il Notaio può sempre rilasciare, dietro richiesta, oltre a copie ed estratti degli atti anche il certificato di avvenuta stipula. Esso consiste in un atto scritto dal Notaio, in cui egli certifica che è avvenuta in tale data la stipulazione dell’atto.
Solitamente, il certificato di avvenuta stipula viene rilasciato una volta compiuto il rogito nelle compravendite immobiliari, ma può essere richiesto per qualsiasi tipo di contratto. L’utilità di tale certificato nasce dal fatto che può essere prodotto immediatamente dopo il perfezionamento dell’atto. Invece la copia può essere rilasciata dal Notaio solo dopo che è avvenuta la registrazione dell’atto presso i registri appositi e tale attività richiede le dovute tempistiche.
Per chi ha appena comprato casa il certificato può servire a dimostrare l’acquisto mentre si aspetta la copia, per esempio per le utenze, una delle cose da fare dopo il rogito notarile; i tempi della copia li vediamo nella pagina sul tempo per l’atto notarile.
| Documento | Cosa contiene | Quando si ha | A cosa serve, di norma |
|---|---|---|---|
| Copia autentica | Tutto l’atto, con gli allegati se richiesti | Dopo la registrazione | Fa fede come l’originale |
| Copia attestata conforme per l’esecuzione | Tutto l’atto | Dopo la registrazione | Alla banca o al creditore, come titolo esecutivo |
| Estratto | Solo una parte dell’atto | Dopo la registrazione | Quando basta una clausola o un allegato |
| Certificato di avvenuta stipula | L’attestazione che l’atto è stato firmato | Subito dopo il rogito | Dimostrare l’acquisto in attesa della copia |
Schema semplificato e indicativo.
Come si chiede la copia di atto se non si conosce il Notaio rogante o se non opera più?
In molti casi potrebbe capitare di essere a conoscenza dell’esistenza di un atto, magari stipulato molti anni prima, ma di cui non si conoscano gli estremi e non ci si ricordi del nome del Notaio che lo aveva stipulato. In questi casi sarebbe utile ricordare dove è stato perfezionato, poiché per chiederne la copia ci si deve rivolgere all’archivio notarile del luogo in cui è stato depositato l’atto. Per una casa, nome del notaio, data e repertorio si leggono di norma nella nota di trascrizione, con una ispezione ipotecaria. In particolare, dovrà essere inviata una richiesta all’indirizzo email o pec dell’archivio notarile, reperibile da internet. La richiesta deve essere corredata dalla ricevuta di versamento sul conto corrente postale dell'archivio notarile di 6€, che è il costo per la ricerca. Nell’email di richiesta della copia dell’atto è buona norma indicare: se si desidera una copia cartacea o informatica, se la copia deve essere in bollo o in carta libera, indicando l'uso per cui si richiede, ed infine di precisare le modalità per la consegna della copia richiesta. L'archivio effettuerà la ricerca e ne comunicherà l’esito al richiedente. Nel caso in cui la ricerca abbia esito positivo, saranno indicati dall’archivio gli importi e le modalità di pagamento per ricevere la copia richiesta.
Anche quando invece si conosce il Notaio che ha stipulato l’atto, ma è andato in pensione oppure ha spostato la sua sede in un altro comune, si potrebbe richiedere la copia o l’estratto dell’atto all'archivio notarile del distretto in cui il Notaio operava alla data della stipula. Uno strumento utile per conoscere in quale archivio notarile è stato depositato l’atto è la pagina archinota del Ministero della Giustizia. Una volta che si è a conoscenza dell’archivio notarile competente per il rilascio della copia, ci si dovrà mettere in contatto con esso per via telematica o recandosi presso la sua sede. Anche in questo caso si consiglia di essere precisi nella richiesta, sarà poi il responsabile dell’archivio ad indicare i pagamenti richiesti e gli eventuali moduli da compilare.
Dal rogito alla copia in mano
La banca del mutuo mi chiede la copia esecutiva: esiste ancora?
Dal 28 febbraio 2023 non c’è più la formula esecutiva: per agire in caso di mancato pagamento basta una copia attestata conforme all’originale (art. 475 c.p.c.). Nel linguaggio comune molti la chiamano ancora copia esecutiva.
Mi serve solo la planimetria allegata al rogito: posso chiedere solo quella?
Di norma sì: si può chiedere la copia di un allegato o un estratto, indicando nella richiesta la parte che interessa.
Posso avere la copia del rogito prima che sia registrato?
Di norma no: le copie e gli estratti si rilasciano dopo la registrazione (art. 66 del d.P.R. 131/1986). Nel frattempo si può chiedere il certificato di avvenuta stipula.
Quante copie del rogito sono comprese nel costo dell’atto?
Lo decide lo studio: il preventivo del notaio può indicare quante copie autentiche sono comprese e quanto costano quelle in più. Le risposte arrivano di norma in poche ore.
