Il Notaio per l’antiriciclaggio: cosa c’è da sapere

• Cosa si intende per antiriciclaggio
• Perché prevedere norme antiriciclaggio
• Quando si deve procedere ai controlli antiriciclaggio?
• Il notaio per l’antiriciclaggio
• Coordinamento tra notaio e personale di studio
• Cosa devono fare gli utenti
• Come si valutano i rischi nell’ambito dell’antiriciclaggio?
• Come vanno segnalate le operazioni sospette?

Cosa si intende per antiriciclaggio

Dando una definizione, per antiriciclaggio si intende una estesa normativa il cui scopo è evitare che si utilizzino strumenti economici e finanziari o i proventi di un’attività produttiva per confonderli coi proventi e il denaro frutto di attività illegali o criminose.

Ogni studio professionale garantisce la trasparenza delle operazioni poste in essere, ed il controllo, eseguito dalle autorità preposte a questo scopo, va coadiuvato dai professionisti, “i quali adottano idonei e appropriati sistemi e procedure in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela, di segnalazione delle operazioni sospette, di conservazione dei documenti, di controllo interno, di valutazione e di gestione del rischio, di garanzia dell’osservanza delle disposizioni pertinenti e di comunicazione” (art. 3 d.lgs. 231/2007).

In sostanza, il Notaio non solo dovrà essere certo dell’identità personale delle parti (ai sensi della legge notarile), ma dovrà soprattutto indagare la volontà delle stesse nell’ambito della conclusione di un qualsiasi contratto.

Perché prevedere norme antiriciclaggio

Il notaio è anzitutto un pubblico ufficiale e, nello stipulare e redigere gli atti, non può non tenere in considerazione la rilevanza della transazione, della circolazione di beni da un soggetto all’altro e i rischi intrinseci a ogni contrattazione. La normativa antiriciclaggio è essenziale per mettere al riparo da qualsiasi attività illecita.

Quando si deve procedere ai controlli antiriciclaggio?

La normativa antiriciclaggio si applica quando i notai, in nome o per conto dei propri utenti, compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare tra cui:

• trasferimento di diritti reali su beni immobili o attività economiche, a qualsiasi titolo;
• gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni;
• apertura o gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli;
• organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all’amministrazione di società;
• costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o strutture simili.

In questo senso, rilevano: gli atti a causa di morte; la pubblicazione di testamento; il passaggio nel fascicolo degli atti tra vivi del testamento pubblico; la costituzione di fondo patrimoniale senza trasferimento di beni; gli atti notori; le convenzioni matrimoniali; le rinunce abdicative; il verbale di apertura di una cassetta di sicurezza; gli inventari in generale; altri.

Il Notaio per l’antiriciclaggio

Anche se il contatto con gli interessati non dà luogo alla conclusione del contratto, il Notaio è tenuto al rispetto di determinati obblighi, tra i quali:

1. adeguata verifica: consiste nell’identificazione del soggetto interessato a stipulare mediante esibizione di documenti d’identità e altre informazioni attendibili pervenute da altri canali autorizzati; nell’accertamento dell’attività lavorativa prevalente, nonché della sua natura. Nello specifico, il Notaio sarò tenuto a tale verifica qualora l’operazione richiesta dall’utente comporti il trasferimento o la circolazione di cifre pari o superiori a euro 15.000, indipendentemente dal fatto che sia effettuata con una o più operazioni che appaiono collegate per realizzare un’operazione frazionata.
2. registrazione e conservazione degli atti mediante la tenuta di uno tra i diversi registri: il registro informatico garantisce, mediante l’applicativo software, la corretta conservazione e la reperibilità dei dati e delle informazioni registrate; il registro cartaceo serve per inserire i dati (numerati in maniera progressiva) degli utenti che si rivolgono al Notaio; il repertorio serve per registrare tutti gli atti notarili stipulati nel corso della giornata (tale registrazione avviene sempre a cura del notaio).

Coordinamento tra Notaio e personale di studio

Ogni studio notarile si avvale di personale qualificato che lo coadiuva in varie mansioni tecniche ed amministrative, più o meno specifiche. Al fine di garantire l’efficienza dell’organizzazione interna, sembra utile formare il personale e i collaboratori dello studio, attraverso corsi o programmi formativi la cui finalità è riconoscere attività potenzialmente connesse al riciclaggio. 

Cosa devono fare gli utenti

Anche l’utenza dovrà collaborare e non sottrarsi a tutte le procedure necessarie per l’esatta identificazione della propria persona e della titolarità effettiva di un’operazione o di una determinata attività. Infatti, in questa fase di valutazione, potrà essere tenuto in considerazione anche il comportamento degli utenti.

Essi, in sede di colloquio o consulenza, saranno invitati a compilare un foglio, precisamente le voci che li riguardano.

Se intervengono come persone fisiche, verranno indicati nome e cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, attività lavorativa svolta, cittadinanza e residenza, documento che attesta l’identità del soggetto.

Se invece si tratta di persone giuridiche, saranno indicati la denominazione della società o dell’ente per il quale intervengono, la sede della società, nome del rappresentante legale.

Altre informazioni richieste riguardano:

– l’identificazione del titolare effettivo (quindi se l’utente opera per sé stesso o per conto di altri: nel secondo caso si indicano le generalità del terzo);

– lo scopo dell’operazione (esempio: trasferimento di denaro, trasferimento della proprietà di un bene immobile, donazione ecc.)

– il valore dell’operazione in euro;

– la provenienza del denaro impiegato nell’operazione (da attività lavorativa, da un’eredità, dalla vendita di altri beni ecc.): questa informazione va data solo se si prevede un impiego di denaro.

Come si valutano i rischi nell’ambito dell’antiriciclaggio?

La legge richiede al Notaio una vera e propria attività di analisi relativamente agli utenti, in base alle regole generali, soggettive e oggettive, previste dalla normativa. Lo studio notarile, di fatto, si dota di una procedura di valutazione del rischio, utilizzando anche un documento da compilare e far firmare al cliente.

Occorre quindi applicare la procedura in modo da ottenere dati indicativi per il rischio; convertire i dati già in possesso del notaio (tipo di prestazione professionale, importo, natura giuridica del cliente, ecc.) in termini di maggiore/minore grado di rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo;

definire il livello di rischio: basso, medio o alto.

Come vanno segnalate le operazioni sospette?

Il professionista è tenuto a segnalare operazioni ritenute sospette o pericolose rispetto ad alcuni parametri di valutazione.

I sospetti o i motivi ragionevoli che inducono a sospettare la provenienza criminosa dei mezzi di pagamento possono essere desunti da:

• connotati oggettivi delle operazioni, ossia alle loro caratteristiche, entità e natura (esempio: rilevazione di effettiva sproporzione tra denaro impiegato e attività lavorativa svolta);
• profili soggettivi del cliente, ossia alla sua capacità economica ed attività svolta;
• qualsiasi altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate.

A tal fine, d’ausilio sono gli indicatori di anomalia periodicamente aggiornati dalle Autorità di vigilanza.

La segnalazione deve essere indirizzata direttamente all’UIF (Unità di Informazione Finanziaria) o attraverso l’Ordine Professionale.