Il Notaio per l’antiriciclaggio: cosa c’è da sapere
- Cosa si intende per antiriciclaggio
- Perché prevedere norme antiriciclaggio
- Quando si deve procedere ai controlli antiriciclaggio?
- Il notaio per l’antiriciclaggio
- Coordinamento tra notaio e personale di studio
- Cosa devono fare gli utenti
- Come si valutano i rischi nell’ambito dell’antiriciclaggio?
- Come vanno segnalate le operazioni sospette?
Cosa si intende per antiriciclaggio
Dando una definizione, per antiriciclaggio si intende una estesa normativa il cui scopo è evitare che si utilizzino strumenti economici e finanziari o i proventi di un’attività produttiva per confonderli coi proventi e il denaro frutto di attività illegali o criminose.
Ogni studio professionale garantisce la trasparenza delle operazioni poste in essere, ed il controllo, eseguito dalle autorità preposte a questo scopo, va coadiuvato dai professionisti, “i quali adottano idonei e appropriati sistemi e procedure in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela, di segnalazione delle operazioni sospette, di conservazione dei documenti, di controllo interno, di valutazione e di gestione del rischio, di garanzia dell’osservanza delle disposizioni pertinenti e di comunicazione” (art. 3 d.lgs. 231/2007).
In sostanza, il Notaio non solo dovrà essere certo dell’identità personale delle parti (ai sensi della legge notarile), ma dovrà soprattutto indagare la volontà delle stesse nell’ambito della conclusione di un qualsiasi contratto.
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Perché prevedere norme antiriciclaggio
Il notaio è anzitutto un pubblico ufficiale e, nello stipulare e redigere gli atti, non può non tenere in considerazione la rilevanza della transazione, della circolazione di beni da un soggetto all’altro e i rischi intrinseci a ogni contrattazione. La normativa antiriciclaggio è essenziale per mettere al riparo da qualsiasi attività illecita.
Quando si deve procedere ai controlli antiriciclaggio?
La normativa antiriciclaggio si applica quando i notai, in nome o per conto dei propri utenti, compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare tra cui:
- trasferimento di diritti reali su beni immobili o attività economiche, a qualsiasi titolo;
- gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni;
- apertura o gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli;
- organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all’amministrazione di società;
- costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o strutture simili.
In questo senso, rilevano: gli atti a causa di morte; la pubblicazione di testamento; il passaggio nel fascicolo degli atti tra vivi del testamento pubblico; la costituzione di fondo patrimoniale senza trasferimento di beni; gli atti notori; le convenzioni matrimoniali; le rinunce abdicative; il verbale di apertura di una cassetta di sicurezza; gli inventari in generale; altri.
Il Notaio per l’antiriciclaggio
Anche se il contatto con gli interessati non dà luogo alla conclusione del contratto, il Notaio è tenuto al rispetto di determinati obblighi, tra i quali:
- adeguata verifica: consiste nell’identificazione del soggetto interessato a stipulare mediante esibizione di documenti d’identità e altre informazioni attendibili pervenute da altri canali autorizzati; nell’accertamento dell’attività lavorativa prevalente, nonché della sua natura. Nello specifico, il Notaio sarò tenuto a tale verifica qualora l’operazione richiesta dall’utente comporti il trasferimento o la circolazione di cifre pari o superiori a euro 15.000, indipendentemente dal fatto che sia effettuata con una o più operazioni che appaiono collegate per realizzare un’operazione frazionata.
- registrazione e conservazione degli atti mediante la tenuta di uno tra i diversi registri: il registro informatico garantisce, mediante l’applicativo software, la corretta conservazione e la reperibilità dei dati e delle informazioni registrate; il registro cartaceo serve per inserire i dati (numerati in maniera progressiva) degli utenti che si rivolgono al Notaio; il repertorio serve per registrare tutti gli atti notarili stipulati nel corso della giornata (tale registrazione avviene sempre a cura del notaio).
Coordinamento tra Notaio e personale di studio
Ogni studio notarile si avvale di personale qualificato che lo coadiuva in varie mansioni tecniche ed amministrative, più o meno specifiche. Al fine di garantire l’efficienza dell’organizzazione interna, sembra utile formare il personale e i collaboratori dello studio, attraverso corsi o programmi formativi la cui finalità è riconoscere attività potenzialmente connesse al riciclaggio.
Cosa devono fare gli utenti
Anche l’utenza dovrà collaborare e non sottrarsi a tutte le procedure necessarie per l’esatta identificazione della propria persona e della titolarità effettiva di un’operazione o di una determinata attività. Infatti, in questa fase di valutazione, potrà essere tenuto in considerazione anche il comportamento degli utenti.
Essi, in sede di colloquio o consulenza, saranno invitati a compilare un foglio, precisamente le voci che li riguardano.
Se intervengono come persone fisiche, verranno indicati nome e cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, attività lavorativa svolta, cittadinanza e residenza, documento che attesta l’identità del soggetto.
Se invece si tratta di persone giuridiche, saranno indicati la denominazione della società o dell’ente per il quale intervengono, la sede della società, nome del rappresentante legale.
Altre informazioni richieste riguardano:
– l’identificazione del titolare effettivo (quindi se l’utente opera per sé stesso o per conto di altri: nel secondo caso si indicano le generalità del terzo);
– lo scopo dell’operazione (esempio: trasferimento di denaro, trasferimento della proprietà di un bene immobile, donazione ecc.)
– il valore dell’operazione in euro;
– la provenienza del denaro impiegato nell’operazione (da attività lavorativa, da un’eredità, dalla vendita di altri beni ecc.): questa informazione va data solo se si prevede un impiego di denaro.
Come si valutano i rischi nell’ambito dell’antiriciclaggio?
La legge richiede al Notaio una vera e propria attività di analisi relativamente agli utenti, in base alle regole generali, soggettive e oggettive, previste dalla normativa. Lo studio notarile, di fatto, si dota di una procedura di valutazione del rischio, utilizzando anche un documento da compilare e far firmare al cliente.
Occorre quindi applicare la procedura in modo da ottenere dati indicativi per il rischio; convertire i dati già in possesso del notaio (tipo di prestazione professionale, importo, natura giuridica del cliente, ecc.) in termini di maggiore/minore grado di rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo;
definire il livello di rischio: basso, medio o alto.
Come vanno segnalate le operazioni sospette?
Il professionista è tenuto a segnalare operazioni ritenute sospette o pericolose rispetto ad alcuni parametri di valutazione.
I sospetti o i motivi ragionevoli che inducono a sospettare la provenienza criminosa dei mezzi di pagamento possono essere desunti da:
- connotati oggettivi delle operazioni, ossia alle loro caratteristiche, entità e natura (esempio: rilevazione di effettiva sproporzione tra denaro impiegato e attività lavorativa svolta);
- profili soggettivi del cliente, ossia alla sua capacità economica ed attività svolta;
- qualsiasi altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate.
A tal fine, d’ausilio sono gli indicatori di anomalia periodicamente aggiornati dalle Autorità di vigilanza.
La segnalazione deve essere indirizzata direttamente all’UIF (Unità di Informazione Finanziaria) o attraverso l’Ordine Professionale.
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