Atti notarili a distanza e online

• Notai online e a distanza
• Assemblea dei soci in videoconferenza
• Società da aprire online con il notaio
• Si può comprare una casa a distanza o online?
• Vantaggi dell’atto a distanza e online
• Come partecipare all’assemblea dei soci
• Procura notarile
• Procura cartacea
• Procura informatica

Notai online e a distanza

Con l’avanzamento dello sviluppo tecnologico anche il mondo notarile sta cercando adattarsi alle esigenze dei cittadini: sempre più spesso negli studi notarili i clienti chiedono, per ragioni anche di comodità, se è possibile concludere compravendite, aperture di società a distanza e anche online.

Inizialmente il problema era garantire standard di sicurezza e trasparenza delle operazioni proprio come se si fosse tutti in presenza dinanzi al notaio e grazie ad alcuni meccanismi espressamente previsti dalla legge, in alcuni casi che adesso analizzeremo, è possibile concludere atti notarili a distanza e online. Vediamo in particolare quando è possibile.

Assemblea dei soci in videoconferenza

Sempre più spesso nella vita di tutti i giorni si ricorre alla videoconferenza per lavoro o per svago, da qualsiasi dispositivo elettronico come smartphone o tablet è possibile collegarsi e svolgere una conferenza in forma telematica. Questa modalità è stata adottata anche nel mondo notarile per le società e in particolare per le assemblee dei soci.

In particolare l’assemblea di una società di capitali si svolge in presenza di tutti i soci e di un notaio che ne redigerà verbale: questa si riunisce sia per prendere delle decisioni di carattere straordinario come la fusione o la trasformazione di società, sia per le operazioni ordinarie che coinvolgono la società nel corso della sua attività, si pensi ad esempio all’approvazione del bilancio che dovrebbe avvenire ogni anno.

Come partecipare all’assemblea dei soci

Oggi è possibile che l’assemblea si svolga in maniera parzialmente telematica o totalmente in videoconferenza. Quali sono le differenze? Nel primo caso alcuni soci si troveranno nel luogo di convocazione (la sede sociale o lo studio del notaio) ed altri invece saranno collegati in videoconferenza.

Nel caso in cui nessuno partecipi dal vivo dinanzi al notaio, si parlerà di un’assemblea totalmente telematica. Per far sì che ciò sia consentito e lecito, senza che nessuno possa contestare, la modalità deve essere prevista nell’avviso di convocazione.

È particolarmente importante che la piattaforma che consenta la partecipazione all’assemblea in diretta, in modo da consentire ai soci non solo di intervenire in ogni momento, ma anche votare a favore o contro i punti all’ordine del giorno proposti.

Società da aprire online con il notaio

È importante sapere che non tutti i tipi di società possono essere aperti online essendovi ancora dei limiti che la legge non ha ancora abbattuto.

L’Italia si sta adattando con il passare del tempo alle Direttive dell’Unione europea in tema di apertura delle società online e non in presenza, dinanzi al notaio e in particolare la modalità a distanza in videoconferenza può essere utilizzata solo per le srl con capitale di 10.000 euro o superiore, per le srl con capitale anche a 1 euro e le srl semplificate. Anche le start up innovative possono essere aperte in videoconferenza online, ma devono essere sempre srls o srl.

Per tutte gli altri tipi di società previste nel nostro ordinamento, ossia snc, sas, ss, spa, sarà sempre necessario andare dinanzi al notaio per firmare l’atto costitutivo che comporta l’apertura della società.

Si può comprare una casa a distanza o online?

Una delle domande più frequenti è se si può concludere un contratto di compravendita, come l’acquisto di una casa, a distanza o online senza che nessuno si trovi davanti al notaio.

La legge sebbene abbia mostrato dei segni di apertura alla tecnologia anche nel mondo notarile, non disciplina ancora la possibilità di comprare una casa o un terreno a distanza. Che cosa vuol dire questo? Ciò significa che entrambe le parti dovranno necessariamente recarsi dal notaio per il rogito notarile che si concluderà con la firma dell’atto. Nel caso in cui non si potrà recare nello studio notarile il giorno fissato per il rogito notarile si potrà pensare di rilasciare procura. Vediamo cosa significa.

Procura notarile

Nel caso in cui non si possa partecipare all’atto di acquisto di una casa, ad esempio, sia il venditore che il compratore potranno rilasciare procura, ossia incaricare un soggetto scelto dalla parte stessa a partecipare al rogito notarile in qualità di procuratore ossia in rappresentanza della persona che non può essere presente. La procura può essere sia cartacea che informatica. Vediamo quali sono le differenze.

Procura cartacea

Per conferire procura ad una persona che si recherà dal notaio al nostro posto nel giorno della compravendita immobiliare bisognerà recarsi dal notaio per dare questo tipo di incarico. La procura è un atto unilaterale e ciò vuol dire che sarà firmata soltanto da colui che la conferisce non essendo necessaria la firma di colui che la riceve e dovrà rappresentare la persona in atto.

Il giorno della stipula il notaio provvederà ad allegare la procura cartacea all’atto pubblico notarile.

Procura informatica

In caso di procura informatica digitale è necessaria la cooperazione e la collaborazione di due notai che utilizzano lo stesso sistema per la raccolta della firma digitale in modo tale da consentire la partecipazione della persona mediante una procura informatica: il notaio che vorrà utilizzare tale procura informatica rilasciata potrà estrarne una copia conforme analogica al fine di allegarla ad un proprio atto analogico.

Vantaggi dell’atto a distanza e online

Senza ombra di dubbio l’approdo anche dei notai al mondo digitale ha dei numerosi vantaggi come l’ottimizzazione dei tempi, con una semplificazione del lavoro, la riduzione dei costi e anche la conservazione integra dei documenti.

Spingere sempre più il mondo notarile in questa direzione è ciò che la legge italiana, ma anche europea, sta facendo in questi ultimi anni. Semplificare sempre di più alcune procedure che potrebbero richiedere davvero tanto tempo, è la soluzione a cui si cerca sempre più di aspirare.