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Assemblea della società: funzionamento e ruolo del Notaio

L’assemblea della società

Assemblea verbalizzata dal notaio funzionamento e ruolo del notaioLa società di capitali è caratterizzata da una organizzazione che viene definita di tipo corporativo, ovvero si compone di tre organi che sono l’assemblea dei soci, l’organo amministrativo e l’organo di controllo.

L’assemblea ha funzioni deliberative, quindi non si occupa di gestire la società come invece fa l’organo amministrativo, bensì di adottare le decisioni relative al suo funzionamento. Prendiamo ad esempio il singolo socio di una società per azioni: egli non ha un potere decisionale singolo in quanto azionista, bensì ha il diritto di intervenire all’assemblea della società, nella quale vengono adottate le decisioni da parte della società.

Al diritto di intervenire consegue il diritto di voto, che ha una sua specifica disciplina. Concentrando l’attenzione sull’assemblea, essa può svolgersi in vari luoghi e vede il Notaio rivestire un ruolo di controllo come meglio infra.

Assemblea della società e ruolo del Notaio

Per il buon funzionamento della società, l’assemblea deve rispettare le norme previste per la sua convocazione. Questa assemblea può svolgersi o nella sede della società oppure presso uno studio notarile o presso un altro luogo concordato.

Deve essere presieduta da un soggetto che  corrisponde alla persona indicata nello statuto della società, oppure eletto con il voto della maggioranza dei presenti. Questa persona di regola è un amministratore ma può essere anche un socio o un terzo che assume questo ruolo.

Sarà il presidente a prendere la parola e ad esporre ai soci l’ordine del giorno sul quale si procederà a votare. Accanto al presidente, l’assemblea deve essere verbalizzata dal Notaio, specialmente quando si tratta di assemblea straordinaria. Vediamo, quindi, che il Notaio riveste il ruolo di garante della legge, di segretario, teso a verbalizzare redigendo un atto pubblico ai sensi di legge che attesti quanto avvenuto in sede assembleare.

Assemblea ordinaria e straordinaria

L’assemblea può essere ordinaria o straordinaria a seconda delle convocazioni e quindi a seconda delle decisioni da adottare. In sostanza, ci sono decisioni che possono essere adottate in assemblea ordinaria, quindi con meno formalità, altre invece che richiedono necessariamente il verbale e l’intervento del Notaio in atto pubblico.

Non si tratta di due assemblee diverse, è la medesima assemblea che si riunisce in diverse convocazioni a seconda delle materie. Ad esempio, l’assemblea ordinaria approva il bilancio, nomina i sindaci, gli amministratori, determina il loro compenso. Si tratta di decisioni che possono anche essere adottate senza le formalità di un atto pubblico. Al contrario, quando si deve modificare lo statuto sociale, mediante una riduzione o un aumento del capitale sociale, occorre l’assemblea straordinaria verbalizzata del Notaio. Vediamo però il suo funzionamento.

Funzionamento dell’assemblea

Il procedimento assembleare si compone di cinque fasi: convocazione, riunione, discussione, votazione e verbalizzazione. Il Notaio che verbalizza l’assemblea deve verificare il rispetto da parte dei soci di una serie di formalità previste dalla legge. In primo luogo, occorre un avviso di convocazione che sia comunicato ai soci generalmente mediante pubblicazione in Gazzetta ufficiale quindici giorni prima, oppure anche ove prevista con un avviso personale inviato a tutti i soci.

Questo consente agli stessi di intervenire all’assemblea consapevoli di quello che sarà l’ordine del giorno di cui discutere. Il Notaio, dunque, deve controllare il rispetto di questo termine di convocazione; qualora ciò non sia avvenuto, può dare atto che l’assemblea si sia costituita in forma totalitaria, ovvero che nonostante l’assenza dell’avviso di convocazione, comunque è presente la maggioranza dell’organo amministrativo e di controllo e sia rappresentato l’intero capitale sociale.

Cosa si intende per rappresentato l’intero capitale sociale?

Anche se non è stata convocata regolarmente, il Notaio può ritenere validamente costituita l’assemblea nel momento in cui tutto il capitale sociale è rappresentato. Ciò accade quando tutte le azioni sono rappresentate o dai soci intervenuti personalmente o se rappresentati da qualcun altro. Ogni socio può intervenire, infatti, in proprio o mediante delega ad altro soggetto.

Discussione dell’ordine del giorno

Dopo aver regolarmente costituito l’assemblea, il Notaio invita il presidente a prendere la parola, esponendo l’ordine del giorno. Nella discussione viene espressa la motivazione che conduce all’adozione di una determinata delibera. In questa fase, ogni socio può prendere la parola e poi il Notaio verbalizzante dovrà riassumere questo intervento nel suo verbale. Non necessariamente si deve scrivere tutto l’intervento nel verbale, anzi solitamente non si fa e appunto si riassume.

Prima della parola, ogni socio presente deve essere identificato con i documenti, quindi ne deve essere accertata l’identità personale oppure se il socio è rappresentato da un altro soggetto, deve essere ugualmente accertata l’identità del rappresentante. Dopo la fase della discussione, vi è quella della votazione.

La fase della votazione

Successivamente alla discussione, si passa alla votazione. Il Notaio, in qualità di soggetto segretario, deve mettere a verbale i voti espressi e deve verificare che ogni socio sia effettivamente titolare del diritto di voto. Questo in quanto vi sono alcuni soci che possono essere privi del diritto di voto perché titolari di azioni particolari oppure possono essere titolari di un voto plurimo, quindi per ogni azione ad esempio possono esprimere tre voti. All’esito della votazione, il Notaio coadiuvato dal presidente verifica il raggiungimento del quorum per quella delibera.

Il verbale di assemblea come rogito notarile

Il verbale di assemblea straordinaria viene redatto in forma di atto pubblico dal Notaio. Riveste quindi la forma del rogito notarile che, alla stregua dell’atto costitutivo, poi deve essere iscritto al Registro delle Imprese. In questo modo la modifica intervenuta sullo statuto sociale, ad esempio quella che può riguardare il capitale sociale, diviene ufficiale e risulta poi anche in visura camerale. Il Notaio verbalizza contemporaneamente anche se tale redazione potrebbe avvenire anche non contestualmente. I soci possono anche essere collegati in videoconferenza o in teleconferenza, in modo comunque da votare pur non essendo presenti.

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