Assemblea della società: funzionamento e ruolo del Notaio
- L’assemblea della società
- Assemblea della società e ruolo del notaio
- Assemblea ordinaria e straordinaria
- Funzionamento dell’assemblea
- Discussione dell’ordine del giorno
- Il verbale di assemblea come rogito notarile
L’assemblea della società
La società di capitali è caratterizzata da una organizzazione che viene definita di tipo corporativo, ovvero si compone di tre organi che sono l’assemblea dei soci, l’organo amministrativo e l’organo di controllo.
L’assemblea ha funzioni deliberative, quindi non si occupa di gestire la società come invece fa l’organo amministrativo, bensì di adottare le decisioni relative al suo funzionamento. Prendiamo ad esempio il singolo socio di una società per azioni: egli non ha un potere decisionale singolo in quanto azionista, bensì ha il diritto di intervenire all’assemblea della società, nella quale vengono adottate le decisioni da parte della società.
Al diritto di intervenire consegue il diritto di voto, che ha una sua specifica disciplina. Concentrando l’attenzione sull’assemblea, essa può svolgersi in vari luoghi e vede il Notaio rivestire un ruolo di verbalizzazione e di controllo di legalità come meglio infra. Nella srl la legge parla di “decisioni dei soci”, che possono essere prese anche fuori dall’assemblea, con consultazione scritta, se l’atto costitutivo lo prevede; per le modifiche dello statuto, però, l’assemblea con verbale notarile resta la regola.
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Assemblea della società e ruolo del Notaio
Per il buon funzionamento della società, l’assemblea deve rispettare le norme previste per la sua convocazione. Questa assemblea può svolgersi o nella sede della società oppure presso uno studio notarile o presso un altro luogo concordato, purché nel territorio indicato dallo statuto.
Deve essere presieduta da un soggetto che corrisponde alla persona indicata nello statuto della società, oppure eletto con il voto della maggioranza dei presenti. Questa persona di regola è un amministratore ma può essere anche un socio o un terzo che assume questo ruolo. Per legge (art. 2371 c.c.) è il presidente a verificare la regolarità della costituzione, ad accertare l’identità e la legittimazione dei presenti, a regolare lo svolgimento dei lavori e ad accertare i risultati delle votazioni.
Sarà il presidente a prendere la parola e ad esporre ai soci l’ordine del giorno sul quale si procederà a votare. Accanto al presidente, l’assemblea deve essere verbalizzata dal Notaio quando si tratta di assemblea straordinaria. Vediamo, quindi, che il Notaio riveste il ruolo di garante della legge e di segretario, teso a verbalizzare redigendo un atto pubblico ai sensi di legge che attesti quanto avvenuto in sede assembleare, e a svolgere sulla delibera il controllo di legalità previsto dall’art. 2436 c.c. prima dell’iscrizione nel Registro delle Imprese.
Assemblea ordinaria e straordinaria
L’assemblea può essere ordinaria o straordinaria a seconda delle convocazioni e quindi a seconda delle decisioni da adottare. In sostanza, ci sono decisioni che possono essere adottate in assemblea ordinaria, quindi con meno formalità, altre invece che richiedono necessariamente il verbale e l’intervento del Notaio in atto pubblico.
Non si tratta di due assemblee diverse, è la medesima assemblea che si riunisce in diverse convocazioni a seconda delle materie. Ad esempio, l’assemblea ordinaria approva il bilancio, nomina i sindaci, gli amministratori, determina il loro compenso. Si tratta di decisioni che possono anche essere adottate senza le formalità di un atto pubblico. Al contrario, quando si deve modificare lo statuto sociale, mediante una riduzione o un aumento del capitale sociale, occorre l’assemblea straordinaria verbalizzata del Notaio. Vediamo però il suo funzionamento.
Funzionamento dell’assemblea
Il procedimento assembleare si compone di cinque fasi: convocazione, riunione, discussione, votazione e verbalizzazione. In primo luogo, occorre un avviso di convocazione: nella spa, per legge, è pubblicato in Gazzetta Ufficiale o in un quotidiano indicato dallo statuto almeno quindici giorni prima, ma nelle società che non ricorrono al mercato del capitale di rischio lo statuto può prevedere un avviso personale inviato a tutti i soci, con mezzi che ne provino il ricevimento, almeno otto giorni prima; nella srl, salvo diversa previsione dell’atto costitutivo, basta la raccomandata spedita almeno otto giorni prima.
Questo consente agli stessi di intervenire all’assemblea consapevoli di quello che sarà l’ordine del giorno di cui discutere. Il presidente dà atto del rispetto di questo termine di convocazione; qualora ciò non sia avvenuto, l’assemblea può comunque costituirsi in forma totalitaria, ovvero, nonostante l’assenza dell’avviso di convocazione, quando è rappresentato l’intero capitale sociale ed è presente la maggioranza dei componenti dell’organo amministrativo e di controllo (nella srl devono essere presenti, o almeno informati, tutti gli amministratori e i sindaci). In questo caso ciascuno dei presenti può opporsi alla discussione degli argomenti su cui non si ritiene sufficientemente informato.
Cosa si intende per rappresentato l’intero capitale sociale?
Anche se non è stata convocata regolarmente, l’assemblea è validamente costituita nel momento in cui tutto il capitale sociale è rappresentato. Ciò accade quando tutte le azioni sono rappresentate o dai soci intervenuti personalmente o se rappresentati da qualcun altro. Ogni socio può intervenire, infatti, in proprio o mediante delega scritta ad altro soggetto, nei limiti previsti dalla legge e dallo statuto.
Discussione dell’ordine del giorno
Dopo aver regolarmente costituito l’assemblea, il presidente espone l’ordine del giorno. Nella discussione viene espressa la motivazione che conduce all’adozione di una determinata delibera. In questa fase, ogni socio può prendere la parola e poi il Notaio verbalizzante riassume l’intervento nel suo verbale, su richiesta di chi lo ha svolto. Non necessariamente si deve scrivere tutto l’intervento nel verbale, anzi solitamente non si fa e appunto si riassume.
Prima della parola, ogni socio presente deve essere identificato con i documenti, quindi ne deve essere accertata l’identità personale oppure se il socio è rappresentato da un altro soggetto, deve essere ugualmente accertata l’identità del rappresentante: è un compito del presidente, mentre il notaio identifica a sua volta le persone che intervengono all’atto. Dopo la fase della discussione, vi è quella della votazione.
La fase della votazione
Successivamente alla discussione, si passa alla votazione. Il Notaio, in qualità di soggetto segretario, mette a verbale le modalità e il risultato delle votazioni, con l’indicazione dei soci favorevoli, astenuti e dissenzienti, mentre spetta al presidente verificare che ogni socio sia effettivamente titolare del diritto di voto. Questo in quanto vi sono alcuni soci che possono essere privi del diritto di voto perché titolari di azioni particolari oppure possono essere titolari di un voto plurimo, quindi per ogni azione possono esprimere più voti, fino a dieci dopo la legge 21/2024. All’esito della votazione, il presidente proclama il risultato e il raggiungimento del quorum per quella delibera, e il notaio ne dà atto nel verbale.
Il verbale di assemblea come rogito notarile
Il verbale di assemblea straordinaria viene redatto in forma di atto pubblico dal Notaio. Riveste quindi la forma del rogito notarile che, alla stregua dell’atto costitutivo, poi deve essere iscritto al Registro delle Imprese: il notaio che ha verbalizzato, verificato l’adempimento delle condizioni di legge, ne chiede l’iscrizione entro trenta giorni (art. 2436 c.c.). In questo modo la modifica intervenuta sullo statuto sociale, ad esempio quella che può riguardare il capitale sociale, diviene ufficiale e risulta poi anche in visura camerale. Il Notaio verbalizza di norma contestualmente, anche se la legge consente che il verbale sia redatto senza ritardo in un momento successivo. I soci possono anche essere collegati in videoconferenza o in teleconferenza, se lo statuto lo consente, in modo comunque da votare pur non essendo presenti.
Cosa chiedono i soci prima dell’assemblea
Il notaio serve anche per l’assemblea ordinaria? Di regola no: approvazione del bilancio, nomina degli amministratori e compensi si verbalizzano con un segretario scelto dall’assemblea. L’atto pubblico è richiesto per le modifiche dello statuto e per le altre materie di assemblea straordinaria.
Il notaio può rifiutare di verbalizzare una delibera? Il notaio verbalizza quanto avviene, ma se la delibera è contraria alla legge o allo statuto non può chiederne l’iscrizione: in quel caso, per legge, ne dà comunicazione agli amministratori, che possono convocare una nuova assemblea o rivolgersi al tribunale.
Si può fare l’assemblea straordinaria tutta online? Sì, se lo statuto prevede l’intervento con mezzi di telecomunicazione; il verbale indica il luogo in cui si trovano presidente e notaio, e i soci collegati devono poter essere identificati e votare in tempo reale.
