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Cosa mi rilascia il Notaio dopo il rogito?

L’atto pubblico: cenni generali

quali documenti vengono rilasciati dal notaio dopo aver rogitato ovvero aver stipulato l'atto di compravendita o un atto societarioPer capire cosa ci debba rilasciare il Notaio dopo il rogito, occorre premettere in cosa consiste l’atto pubblico. Una volta stipulato un rogito Notarile, si ha la certezza che quanto previsto al suo interno sia connotato da pubblica fede e sia garantito da una certezza di tipo pubblico. Questa garanzia viene offerta proprio dal mezzo dell’atto pubblico o della scrittura privata autenticata. Nell’atto pubblico il Notaio si preoccupa di ricevere le volontà delle parti e di adeguarle a norme di legge, in modo che tutto quanto venga pattuito sia contenuto nell’atto pubblico.

Questa premessa è necessaria per comprendere come, dopo aver stipulato un atto pubblico, è tutto messo nero su bianco a prescindere da quanti documenti cartacei o digitali rimangano nelle nostre mani. Successivamente alla stipula vengono effettuati gli adempimenti da parte del Notaio, tra cui principalmente la registrazione e la trascrizione e come vedremo di ciò verrà dato conto nei documenti consegnati alla parte dopo la stipula.

Copie autentiche

In primo luogo, dopo il rogito il Notaio rilascia una copia autentica dell’atto stipulato. Ovviamente l’originale dell’atto, essendo un atto pubblico resta nell’archivio del Notaio per poi essere depositato al termine della sua attività all’archivio notarile. Per le parti che hanno stipulato l’atto, lo studio notarile prepara una copia autentica dell’atto.

Si tratta di una copia contenente il sigillo del Notaio e il riferimento agli adempimenti che vengono fatti dopo la stipula. Per questo motivo la copia autentica non viene rilasciata subito, bensì dopo alcuni giorni (solitamente almeno quindici giorni), ovvero il tempo necessario per eseguire i suddetto adempimenti. In particolare, si provvederà a registrare l’atto telematicamente all’Agenzia delle Entrate, dando contezza delle tasse pagate dalla parte in sede di atto; successivamente, qualora l’atto riguardi ad esempio il trasferimento di una casa, viene trascritto nei Registri Immobiliari. La copia autentica contiene il timbro relativo all’avvenuta registrazione.

Copia esecutiva

Non bisogna confondere la copia autentica, ovvero la copia dell’atto stipulato dalle parti e a queste consegnata dopo il rogito, con la copia esecutiva. La copia esecutiva è una copia richiesta a fini giudiziari, ovvero quando l’atto pubblico rappresenta il titolo, ovvero la prova in virtù della quale fare valere un proprio diritto dinanzi al giudice.

Ad esempio, se nell’atto era previsto un pagamento rateale e successivamente tale pagamento non è avvenuto, il creditore potrà chiedere una copia esecutiva dell’atto e utilizzarla come titolo per agire in esecuzione forzata ed effettuare il pignoramento.

Dichiarazione di avvenuta stipula

Il contratto stipulato per atto pubblico produce i suoi effetti immediatamente al momento del rogito. Per questo motivo, non occorre attendere la copia per entrare in possesso delle chiavi, della casa e quanto di pertinenza. In alcune circostanze, tuttavia, potrebbe essere necessario provare l’avvenuto contratto a terzi soggetti anche con un documento.

Occorre premettere che solo la copia autentica, prevedendo il sigillo del Notaio, fa piena prova e garantisce pubblica fede all’atto stipulato. In alcuni casi l’acquirente potrebbe avere necessità di avere un documento che attesti l’avvenuta stipula prima dei quindici giorni necessari allo studio notarile per produrre la copia autentica. Ebbene, in questi casi il Notaio può rilasciare una dichiarazione di avvenuta stipula: si tratta di un documento informale con il quale il Notaio dichiara che in quella data è avvenuta la stipula di un determinato contratto e ne indica i dati.

Quando può servire la dichiarazione di avvenuta stipula?

Può servire ad esempio quando l’acquirente deve provvedere ad adempimenti fiscali, oppure deve risolvere questioni urbanistiche post stipula e deve consegnare questo documento al Comune; oppure, ancora, quando deve provvedere al cambio delle utenze.

Fattura

Il Notaio riceve il pagamento del proprio onorario dall’acquirente, nonché il pagamento delle spese fiscali, di cui egli è sostituto di imposta. Per il pagamento del proprio onorario il Notaio, come qualsiasi altro libero professionista, deve rilasciare regolare fattura. Oggi viene rilasciata dal Notaio fattura elettronica. Essa viene rilasciata contestualmente o nel tempo immediatamente necessario per produrla. Prima dell’operazione telematica, il Notaio può rilasciare al cliente se richiesto un pro-forma cartaceo della fattura, oppure inviarlo per posta elettronica.

Copia informatica dell’atto

Alla luce della digitalizzazione della professione notarile, in via di sviluppo negli ultimi anni, si assiste alla formazione di copie informatiche dell’atto. Solitamente il cliente tende a chiedere la copia cartacea dell’atto, con sigillo, firma e timbri in originale. Tuttavia, così come si sta aprendo la strada allo stesso atto pubblico informatico e digitale, allo stesso modo non vi sono particolari problemi nel rilascio della copia dell’atto digitale.

La copia autentica informatica, se rilasciata con le forme previste dalla legge, ha la stessa funzione di quella cartacea e può essere utile quando una delle parti vive lontano dal luogo di stipula. Il Notaio firma la copia autentica informatica con la firma digitale, che può assumere varie forme, solitamente inserita una sorta di scheda che si collega al suo computer.

Cosa rilascia il Notaio dopo un atto societario?

Dopo un atto societario, ugualmente può essere richiesta una copia autentica dello stesso dopo che il Notaio abbia provveduto a effettuare tutti gli adempimenti. Per gli atti societari, occorre la registrazione al Registro delle Imprese e, a meno che non vi siano atti particolari che comportano trasferimenti di immobili, non occorre la trascrizione.

Un atto societario può essere un atto costitutivo di società oppure un atto di modifica dei patti sociali, o ancora un atto di cessione di quote. In tutti questi casi, successivamente all’atto e agli adempimenti, possono risultare modificate le cariche sociali. Per questo motivo quando si richiede la copia autentica dell’atto pubblico con cui il Notaio ad esempio ha ricevuto il verbale di assemblea o l’atto di cessione delle quote, la parte può richiedere anche una visura camerale da cui risultino tutti gli aggiornamenti.

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