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Cosa mi rilascia il Notaio dopo il rogito?

L’atto pubblico: cenni generali

cosa mi rilascia il notaio dopo il rogitoPer capire cosa ci debba rilasciare il Notaio dopo il rogito, occorre premettere in cosa consiste l’atto pubblico. Una volta stipulato un rogito Notarile, si ha la certezza che quanto previsto al suo interno sia connotato da pubblica fede e sia garantito da una certezza di tipo pubblico. Questa garanzia viene offerta proprio dal mezzo dell’atto pubblico o della scrittura privata autenticata. Nell’atto pubblico il Notaio si preoccupa di ricevere le volontà delle parti e di adeguarle a norme di legge, in modo che tutto quanto venga pattuito sia contenuto nell’atto pubblico.

Questa premessa è necessaria per comprendere come, dopo aver stipulato un atto pubblico, è tutto messo nero su bianco a prescindere da quanti documenti cartacei o digitali rimangano nelle nostre mani. Successivamente alla stipula vengono effettuati gli adempimenti da parte del Notaio, tra cui principalmente la registrazione e la trascrizione e come vedremo di ciò verrà dato conto nei documenti consegnati alla parte dopo la stipula.

Copie autentiche notarili

Nella maggior parte dei casi appena si conclude il rogito notarile, qualsiasi tipo di atto venga stipulato dal notaio, la prima domanda che viene posta al notaio è quando si può avere una copia dell’atto notarile stipulato.

In primo luogo, dopo il rogito il Notaio rilascia una copia autentica dell’atto stipulato. Ovviamente l’originale dell’atto, essendo un atto pubblico resta nell’archivio del Notaio per poi essere depositato al termine della sua attività all’archivio notarile. Per le parti che hanno stipulato l’atto, lo studio notarile prepara una copia autentica dell’atto.

Si tratta di una copia contenente il sigillo del Notaio e il riferimento agli adempimenti che vengono fatti dopo la stipula. Il notaio è abilitato solo al rilascio della copia degli atti che sono depositati presso il suo studio. Non potrà quindi rilasciare copie di atti stipulati da altri notai.

È possibile richiedere una copia di solo una parte dell’atto notarile?

La risposta è sì. Il notaio può anche lasciare solo un estratto dell’atto notarile, non è necessario che rilasci la copia nella sua completezza ove non fosse richiesta. Naturalmente sarà necessario precisarlo proprio al momento della richiesta.

Quando si può avere una copia dell’atto notarile?

Dopo la stipula dell’atto il notaio dovrà provvedere ad una serie di adempimenti a seconda dell’atto che viene stipulato.

Per questo motivo la copia autentica non viene rilasciata subito, bensì dopo alcuni giorni (solitamente almeno quindici giorni), ovvero il tempo necessario per eseguire i suddetti adempimenti. In particolare, si provvederà a registrare l’atto telematicamente all’Agenzia delle Entrate, dando contezza delle tasse pagate dalla parte in sede di atto; successivamente, qualora l’atto riguardi ad esempio il trasferimento di una casa, viene trascritto nei Registri Immobiliari. La copia autentica contiene il timbro relativo all’avvenuta registrazione.

A chi richiedere la copia se il notaio ha cessato l’attività o in pensione?

Nel caso in cui il notaio abbia cessato l’attività o sia andato in pensione o si sia trasferito in un altro distretto le copie degli atti notarili possono essere rilasciate solo dall’archivio notarile del distretto ove il notaio esercitava la sua attività.

Come viene richiesta una copia all’archivio notarile

Per richiedere una copia all’archivio notarile occorre recarsi presso la sede in cui è ubicato l’archivio. Nel caso in cui invece si voglia richiedere la copia autentica per corrispondenza a mezzo fax o via telematica, è necessario contattare prima l’archivio notarile per conoscere il costo della copia. Quest’ultima infatti verrà rilasciata solo a seguito del pagamento di una determinata somma relativa alla ricerca dell’atto, alla sua copia ed infine alla sua spedizione.

Cosa bisogna indicare nella richiesta di copia dell’atto notarile

Per la richiesta di una copia autentica dell’atto notarile sarebbe preferibile inserire il nome del notaio che ha ricevuto l’atto e indicare gli estremi dell’atto nel caso in cui si conoscano, per agevolare e facilitarne la richiesta. È importante precisare se la copia sia richiesta in formato cartaceo o elettronico, se la stessa deve essere in bollo o in carta libera. Un’altra preziosa informazione attiene alle modalità di consegna. Insieme alla richiesta è necessario corredare la documentazione con la ricevuta del versamento effettuato.

Quanto costa una copia dell’archivio notarile

Per richiedere una copia dell’atto notarile all’archivio notarile è necessario affrontare delle spese. Sono dovuti agli archivi, per il rilascio di copie autentiche eseguite su supporto informatico o cartaceo di atto redatto su originale cartaceo, il diritto fisso di Euro 18,00 per il rilascio della copia autentica e di Euro 27,00 per il rilascio della copia esecutiva, oltre Euro 6,00 (per la richiesta e la ricerca) e i diritti di scritturazione e l’eventuale imposta di bollo. In ogni caso sarà l’Archivio stesso a comunicare la cifra precisa da versare.

Può il notaio rifiutarsi nel rilasciare la copia?

Può accadere che il notaio non rilasci la copia. Ciò può determinarsi se non è stato corrisposto il compenso relativo all’atto stipulato o se non sono stati ancora effettuati i relativi adempimenti. Infatti il notaio non potrà rilasciarla se non è stato ancora registrato all’Agenzia delle Entrate.

Copia testamento pubblico. Quando si può richiedere?

Come previsto dalla legge ci sono diversi modi per fare testamento. Se il testatore abbia deciso di fare testamento pubblico dal notaio o abbia deciso di depositare il testamento scritto di suo pugno (testamento olografo) dal notaio, fino alla sua morte non sarà possibile chiederne una copia al notaio. Solo il testatore quando è in vita può richiedere al notaio una copia del testamento. Quando invece il testamento sarà pubblicato, previo pagamento degli importi dovuti al notaio, sarà possibile avere una copia dell’atto dal notaio.

Copia esecutiva

Non bisogna confondere la copia autentica, ovvero la copia dell’atto stipulato dalle parti e a queste consegnata dopo il rogito, con la copia esecutiva. La copia esecutiva è una copia richiesta a fini giudiziari, ovvero quando l’atto pubblico rappresenta il titolo, ovvero la prova in virtù della quale fare valere un proprio diritto dinanzi al giudice.

Ad esempio, se nell’atto era previsto un pagamento rateale e successivamente tale pagamento non è avvenuto, il creditore potrà chiedere una copia esecutiva dell’atto e utilizzarla come titolo per agire in esecuzione forzata ed effettuare il pignoramento.

Quando viene richiesta solitamente la copia esecutiva

La copia esecutiva viene richiesta solitamente per i mutui. Il notaio infatti dopo aver stipulato un mutuo ed aver adempiuto a tutte le formalità richieste dalla legge, consegna alla Banca una copia esecutiva dell’atto di mutuo stipulato. Con questa copia, nel caso in cui la persona che abbia richiesto il mutuo non paghi più le rate, la Banca può attivare la procedura per l’espropriazione forzata sul bene.

Il notaio è tenuto a rilasciare una copia esecutiva degli atti, sempre, anche ai privati, nel caso in cui ne ricorrano i presupposti. Si pensi al caso di una compravendita con pagamenti differiti o con promessa di pagamento o riconoscimento di debito.

Come riconoscere una copia esecutiva del notaio

Se il creditore vuole servirsi del titolo esecutivo, deve richiedere che sia rilasciata una copia esecutiva.

Questa si riconosce dal fatto che il notaio è tenuto ad apporre sul titolo dell’atto la cosiddetta formula esecutiva che è la seguente: “Repubblica Italiana – In nome della legge” e l’enunciazione della seguente formula: «comandiamo a tutti gli ufficiali giudiziari che ne siano richiesti e a chiunque spetti, di mettere a esecuzione il presente titolo, al pubblico ministero di darvi assistenza, e a tutti gli ufficiali della forza pubblica di concorrervi, quando ne siano legalmente richiesti».

Quante copie esecutive possono essere rilasciate

Il notaio può rilasciare una sola copia esecutiva per evitare che contro il debitore circolino più copie esecutive. Naturalmente nel caso ci sia un problema che non derivi dal creditore, come la distruzione, lo smarrimento o anche la sottrazione della copia esecutiva, la persona interessata potrà richiedere un’ulteriore copia al capo dell’ufficio giudiziario di riferimento.

Dichiarazione di avvenuta stipula

Il contratto stipulato per atto pubblico produce i suoi effetti immediatamente al momento del rogito. Per questo motivo, non occorre attendere la copia per entrare in possesso delle chiavi, della casa e quanto di pertinenza. In alcune circostanze, tuttavia, potrebbe essere necessario provare l’avvenuto contratto a terzi soggetti anche con un documento.

Occorre premettere che solo la copia autentica, prevedendo il sigillo del Notaio, fa piena prova e garantisce pubblica fede all’atto stipulato. In alcuni casi l’acquirente potrebbe avere necessità di avere un documento che attesti l’avvenuta stipula prima dei quindici giorni necessari allo studio notarile per produrre la copia autentica. Ebbene, in questi casi il Notaio può rilasciare una dichiarazione di avvenuta stipula: si tratta di un documento informale con il quale il Notaio dichiara che in quella data è avvenuta la stipula di un determinato contratto e ne indica i dati.

Quando può servire la dichiarazione di avvenuta stipula?

Può servire ad esempio quando l’acquirente deve provvedere ad adempimenti fiscali, oppure deve risolvere questioni urbanistiche post stipula e deve consegnare questo documento al Comune; oppure, ancora, quando deve provvedere al cambio delle utenze.

In particolare per il cambio delle utenze ciascun ente ha il suo regolamento per la loro attivazione. Il subentro di un nuovo proprietario per alcuni enti deve essere attestato ufficialmente da un atto che lo certifichi. È proprio per questo che viene richiesto nella pratica. Il motivo per il quale viene richiesto è perché è necessario verificare che il soggetto sia realmente legittimato e autorizzato a richiedere la somministrazione.

Fattura del rogito notarile

Il Notaio riceve il pagamento del proprio onorario dall’acquirente, nonché il pagamento delle spese fiscali, di cui egli è sostituto di imposta. Per il pagamento del proprio onorario il Notaio, come qualsiasi altro libero professionista, deve rilasciare regolare fattura. Oggi viene rilasciata dal Notaio fattura elettronica. Essa viene rilasciata contestualmente o nel tempo immediatamente necessario per produrla. Prima dell’operazione telematica, il Notaio può rilasciare al cliente se richiesto un pro-forma cartaceo della fattura, oppure inviarlo per posta elettronica.

Come sapere se la fattura è stata emessa

Per sapere se la fattura è stata emessa correttamente e per scaricarla per poterla utilizzare è necessario controllare il proprio cassetto fiscale. L’Agenzia delle Entrate inserisce, infatti, tutti i dati nel cassetto fiscale che sarà possibile controllare telematicamente con le apposite password. Anche la fattura del notaio è possibile ritrovarla all’interno dello stesso. Conseguentemente non sarà più possibile richiedere la fattura cartacea.

Copia informatica dell’atto notarile

Alla luce della digitalizzazione della professione notarile, in via di sviluppo negli ultimi anni, si assiste alla formazione di copie informatiche dell’atto. Solitamente il cliente tende a chiedere la copia cartacea dell’atto, con sigillo, firma e timbri in originale. Tuttavia, così come si sta aprendo la strada allo stesso atto pubblico informatico e digitale, allo stesso modo non vi sono particolari problemi nel rilascio della copia dell’atto digitale.

La copia autentica informatica, se rilasciata con le forme previste dalla legge, ha la stessa funzione di quella cartacea e può essere utile quando una delle parti vive lontano dal luogo di stipula. Il Notaio firma la copia autentica informatica con la firma digitale, che può assumere varie forme, solitamente inserita una sorta di scheda che si collega al suo computer.

La copia autentica informatica, firmata digitalmente dal notaio, ha la stessa validità di una copia conforme cartacea, con il vantaggio di non occupare alcuno spazio fisico. Rappresenta, quindi, una valida e celere soluzione alternativa alla copia cartacea.

Cosa rilascia il Notaio dopo un atto societario?

Dopo un atto societario, ugualmente può essere richiesta una copia autentica dello stesso dopo che il Notaio abbia provveduto a effettuare tutti gli adempimenti. Per gli atti societari, occorre la registrazione al Registro delle Imprese e, a meno che non vi siano atti particolari che comportano trasferimenti di immobili, non occorre la trascrizione. Anche in tal caso è possibile sia una copia cartacea che una copia informatica.

Un atto societario può essere un atto costitutivo di società oppure un atto di modifica dei patti sociali, o ancora un atto di cessione di quote. In tutti questi casi, successivamente all’atto e agli adempimenti, possono risultare modificate le cariche sociali. Per questo motivo quando si richiede la copia autentica dell’atto pubblico con cui il Notaio ad esempio ha ricevuto il verbale di assemblea o l’atto di cessione delle quote, la parte può richiedere anche una visura camerale da cui risultino tutti gli aggiornamenti.

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