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Come si fa un atto dal notaio e come si svolge il rogito

Come si fa un atto dal notaio?

come si fa un atto dal notaio e come si svolge il rogitoStipulare un atto dal notaio richiede una serie di attività preliminari che variano in base al tipo di atto notarile che si deve rogitare ma che hanno come tratto comune la raccolta e la consegna dei documenti a ciò necessari.

Il notaio, infatti, deve preliminarmente svolgere una serie di indagini come nelle compravendite immobiliari ad es. visure ipotecarie, catastali, estrazione della planimetria dai registri catastali ecc.…

Tali indagini servono per garantire sia la parte acquirente sulla legittimità dei titoli e sulla libertà del bene da formalità pregiudizievoli ma anche a tutela della parte venditrice la quale deve rendere una serie di dichiarazioni sotto la propria responsabilità per cui deve essere pienamente consapevole di ciò che sta facendo.

La fase preliminare alla stipula

In generale tutti questi atti preliminari vengono definiti attraverso un colloquio, nel quale il Notaio individua in base alla volontà delle parti l’atto da stipularsi e conseguentemente richiede tutta la documentazione necessaria.

Pertanto, la raccolta dei documenti entra in gioco in un momento successivo, ovvero quando il Notaio ha chiara la contrattazione che le parti intendono realizzare. Nel colloquio vengono poste tutte le domande in modo da non arrivare impreparati alla stipula e in modo che il Notaio possa preparare la stipula nella maniera più idonea all’atto che parti intendono realizzare.

Il colloquio dal Notaio

Nella fase preliminare alla stipula, come detto, occorre generalmente fare un colloquio con il Notaio. Se già si conosce lo studio notarile e se si tratta di stipulare un atto semplice e comune, è possibile anche farlo per via telefonica o anche in videochiamata.

In questo modo, si può fare una prima chiacchierata propedeutica all’atto e se non sono sufficienti incontri dal vivo, si può già fissare la stipula. Si pensi a una compravendita che sia regolare, senza problemi particolare di tipo urbanistico, la quale può prevedere semplicemente lo scambio della documentazione idonea al rogito notarile.

Quando è opportuno fare il colloquio con il Notaio in presenza?

Se si tratta di rogiti che richiedono di risolvere in anticipo delle problematiche, può essere opportuno un colloquio in presenza. Si pensi ad esempio ad una compravendita di un immobile condonato, il Notaio deve richiedere una serie di documenti ulteriori quali ad esempio i bollettini di pagamento del condono e deve spiegare alle parti come risolvere incombenze di tipo catastale che possano rappresentare un ostacolo. Ancora, se si tratta di una transazione complicata, tra cui ad esempio la vendita di palazzine da costruire, sarebbe opportuno esporre di persona al Notaio tutte le opzioni, anche con riguardo alle necessarie garanzie da offrire.

Come si svolge il rogito dal notaio?

Il rogito presso lo studio del notaio si svolge secondo un procedimento generalmente comune.

Infatti, giunti alla data fissata per la stipula dell’atto notarile, le parti devono presentarsi nello studio del notaio all’orario concordato,

Per l’atto notarile pubblico è necessaria la simultanea presenza di tutte le parti che devono sottoscrivere l’atto (ad esempio per la compravendita devono essere presenti venditore e compratore). Se l’atto viene redatto per scrittura privata autenticata è possibile che il notaio raccolga ed autentichi le firme delle parti anche separatamente in momenti diversi, fermo restando che finché non viene autenticata l'ultima delle firme l’atto non è perfezionato.

Alcuni tipi di atti (es. la donazione) devono essere stipulati necessariamente per atto pubblico a pena di nullità per cui la soluzione della scrittura privata autenticata in tali casi non è percorribile.

La presenza dei testimoni

Spesso all’atto devono essere presenti i testimoni. Le ragioni per le quali può risultare necessaria questa presenza possono essere di vario tipo. In primo luogo ragioni legate al tipo di atto notarile, per il quale magari è la stessa legge a richiedere i due testimoni. Si pensi alla donazione come sopra anticipato, la quale per la sua particolare formalità e importanza lo richiede.

Anche nell’ambito dei rogiti notarili di diritto famiglia, quali ad esempio la convenzione di separazione dei beni, il fondo patrimoniale, la costituzione di un trust o di un vincolo di destinazione. Oltre alle ipotesi in cui è la legge a richiederlo, possono essere anche le parti a domandarne la presenza al Notaio; in questo caso può trattarsi sia di collaboratori del Notaio, sia di persone di fiducia delle parti, le quali tuttavia non devono essere interessate all’atto.

Chi non può fare da testimone?

Non può trattarsi di uno stretto congiunto di una delle parti o in generale di una persona interessata all’atto, da una motivazione di tipo personale o familiare. Questo prevede la legge notarile, anche nell’eventualità in cui l’atto sia reso documento di prova in un giudizio, nel quale i testimoni devono presenziare.

Gli atti societari

Per i verbali di assemblea, invece, esiste la possibilità di essere collegati in audio/video conferenza secondo quanto disciplinato dallo statuto sociale per cui non è necessaria la presenza fisica innanzi al notaio.

Gli atti societari si svolgono in modo diverso rispetto agli atti immobiliari, in quanto il Notaio ha il ruolo di soggetto verbalizzante l’assemblea dei soci. Per questo motivo, non deve ottenere necessariamente in precedenza tutto quanto, nel corso dell’assemblea può succedere qualsiasi cosa, anche l’adozione di decisioni particolari, che sono conseguenti all’ordine del giorno. Nel rogito notarile assembleare firma solo il presidente e poi tutti i soci presenti devono votare le decisioni adottate in relazione all’ordine del giorno.

Quali documenti servono al Notaio per il rogito notarile di società?

Occorre generalmente conoscere il bilancio della società, la visura camerale che può ricavare direttamente il Notaio, dalla quale risultano le cariche sociale che possono consentire a chi è presente di rivestire il ruolo di presidente dell’assemblea come amministratore o presidente del Consiglio di amministrazione.

A chi richiede il documento d’identità il Notaio prima dell’assemblea?

Occorre sicuramente il documento di identità di colui che assume il ruolo di presidente dell’assemblea, il quale generalmente è l’amministratore o il presidente del consiglio di amministrazione, anche se nulla esclude che l’assemblea possa nominarne un altro. Il Notaio richiederà tuttavia il documento identificativo anche a tutti i soci che sono presenti in assemblea e votano, pur non risultando come comparenti del rogito notarile pubblico; occorre infatti che siano dotati della legittimazione a votare in quanto soci.

L’identificazione in tutti i rogiti notarili

Nello studio notarile in primo luogo avviene l'identificazione delle parti che devono esibire i documenti di identità, successivamente occorre compilare e firmare il modulo antiriciclaggio.

La parte può essere identificata attraverso un documento d’identità oppure attraverso la patente. Occorre che questa non sia scaduta e quindi sia in vigore. È altresì necessario consegnare il codice fiscale, in quanto si tratta di elemento da indicare necessariamente nel rogito notarile, accanto alle generalità delle parti, come punto di partenza per l’applicazione della normativa fiscale all’atto pubblico. È possibile che le parti siano presenti in rappresentanza di altre, in questo caso si identificano attraverso la procura debitamente rilasciata anch’essa per atto pubblico.

I documenti servono anche per l’antiriciclaggio?

Sì, la documentazione di identità serve anche per il rispetto della normativa antiriciclaggio, la quale richiede che tutti i pagamenti siano controllati e verificati circa la loro provenienza. Le parti dovranno indicare nel documento redatto per scrittura semplice da dove proviene ad esempio la provvista di denaro con la quale hanno provveduto a pagare il prezzo della compravendita (denaro personale, donazione, mutuo, denaro da attività imprenditoriale). In particolare il tutto avviene con il cosiddetto documento di adempimento della normativa antiriciclaggio.

Quest'ultimo è un documento che serve allo scopo identificare la clientela ed il titolare effettivo dell'operazione e costituisce un preciso obbligo a carico del notaio che è tenuto a segnalare all’Unità di Informazione Finanziaria presso la Banca d’Italia (UIF) le operazioni sospette.

Concluse le formalità preliminari si passa al rogito vero e proprio.

Il notaio legge personalmente l’intero atto davanti a tutte le parti le quali finché non si conclude la lettura non possono abbandonare la sala. Il notaio nel dare lettura dell’atto illustrerà, altresì, alle parti il significato delle clausole e pattuizioni in esso contenute, eventualmente rispondendo ai quesiti e dubbi che le parti possono rivolgere al pubblico ufficiale rogante.

Perché è così importante la fase della lettura?

Oltre ad essere richiesta dalla legge notarile è di fondamentale importanza per far comprendere alle parti l’atto che stanno per rogare dinanzi al Notaio. Sicuramente nella fase del colloquio il Notaio spiega alle parti gli effetti del rogito che sottoscriveranno, ma durante la lettura se vi sono punti non chiari o ulteriori elementi da approfondire, il Notaio può ancora aggiungere postille, modifiche e clausole. In questa fase vengono inoltre esposti gli allegati all’atto e il motivo per cui tale allegazione avviene, con conseguente sottoscrizione dei detti documenti.

La lettura può essere delegata?

No, la lettura dell’atto non può essere delegata e deve necessariamente essere svolta dal Notaio.

Gli allegati dell’atto possono, invece, non essere letti ma è necessaria apposita dispensa dalla lettura data dalle parti di cui viene fatta menzione in atto, cosa che accade nella maggior parte dei casi. Si tratta della cosiddetta dispensa dalla lettura degli allegati, che si ha soprattutto ad esempio nel caso dell’Ape, del quale le parti già conoscono il contenuto.

Risulta quindi inutile perdere tempo a leggere gli elementi della certificazione energetica della casa. In altri casi, come ad esempio nel caso di una perizia, potrebbe invece essere opportuno che il Notaio ne dia lettura.

Finita la lettura, se le parti concordano su tutto quanto contenuto nell’atto, lo approvano e lo sottoscrivono.

Le sottoscrizioni finali devono essere apposte da tutte le parti in calce all’atto; se questo è composto da più fogli occorre apporre anche le firme marginali sui fogli ulteriori rispetto a quello che contiene le sottoscrizioni finali.

Quando si può fare a meno della sottoscrizione?

Essa non può essere delegata né può mancare assolutamente. Ci sono casi in cui, tuttavia, la parte si trovi nell’impossibilità di sottoscrivere o nella difficoltà: si pensi alla parte molto anziana che non riesce più a farlo, oppure semplicemente a chi ha il braccio o la mano ingessata. In questo caso la legge notarile consente che il Notaio faccia un’apposita menzione nella quale dichiara che la parte non possa sottoscrivere, indicandone la causa con precisione.

Quali documenti portare al notaio per fare un rogito per comprare casa?

Una volta che venditore ed acquirente hanno trovato l’accordo sulla compravendita di un immobile bisogna rivolgersi ad un notaio, generalmente scelto dalla parte acquirente.

Al notaio bisogna consegnare alcuni documenti, salvo ulteriore documentazione specifica richiesta dal notaio rogante a seconda del caso concreto i più comuni potrebbero essere:

Documenti di identità

codici fiscali ed estratto per riassunto degli atti di matrimonio con annotazioni marginali di entrambe le parti;

Questi documenti servono per identificare correttamente i soggetti che firmeranno l’atto notarile e per stabilire gli effetti della vendita/acquisto sull'eventuale regime di comunione legale con il coniuge.

Titolo di provenienza

Il titolo di provenienza è l’atto notarile con cui a suo tempo il venditore ha acquistato l’immobile o comunque il titolo con cui si è divenuti proprietari dell’immobile che ora si sta vendendo; contiene una serie di informazioni necessarie per consentire al notaio di redigere l’atto di compravendita

Il titolo di provenienza è necessario per identificare ad esempio le informazioni di tipo urbanistico, quale ad esempio il permesso di costruire con cui  la casa è stata edificata. Si può altresì ricavare l’informazione che la casa o l’immobile in oggetto sia stato edificato prima del 1967, con conseguente non necessità di alcun provvedimento abilitativo. Nella provenienza si individua il soggetto che a sua volta ha venduto al venditore e da lui si parte facendo delle visure ipotecarie a ritroso, per individuare eventuali formalità pregiudizievoli.

Che succede se si individua una formalità pregiudizievole?

Il Notaio deve effettuare una visura ipotecaria e controllare che la formalità risulti estinta o meno. Ad esempio una ipoteca potrebbe essere ancora iscritta anche se il debito risulti estinto, quindi essere ancora sussistente solo formalmente e non sostanzialmente.

Documentazione su eventuali interventi urbanistici e catastali effettuati

L'immobile nel corso del tempo può aver subito delle modifiche sia catastali (frazionamento, fusione ecc.…) sia urbanistiche (interventi edilizi, diversa distribuzione di spazi interni ecc.…) che è opportuno documentare.  Ciò anche al fine della dichiarazione che deve rendere il venditore in atto sulla conformità della planimetria depositata in Catasto allo stato di fatto dell’immobile e sulla garanzia dell’inesistenza di modifiche rilevanti tali da incidere sulla rendita catastale del bene.

Documentazione urbanistica e catastale

La parte davanti al Notaio deve dichiarare la conformità di quanto acquistato allo stato di fatto dell’immobile, nonché la conformità tra lo stato di fatto, i dati catastali e la planimetria che viene allegata all’atto. I documenti urbanistici riguardano invece il titolo abilitativo all’edificazione e la valutazione che in seguito al rilascio dello stesso non siano intervenute modifiche tali da richiedere il rilascio di ulteriori provvedimenti, neppure in sanatoria.

Attestato di Prestazione Energetica

L'attestato di Prestazione Energetica è la certificazione sull’efficienza energetica dell’immobile, redatta da un tecnico certificatore, che occorre allegare all’atto di compravendita per la maggior parte delle tipologie di fabbricati urbani.

Documentazione per il mutuo

Uno degli atti principali che possono stipularsi è proprio il mutuo, il quale è propedeutico alla compravendita. In questo caso si tratta di due atti separati, che vengono generalmente rogati il medesimo giorno, o presso lo studio notarile o presso la Banca. Oltre alle parti, interverrà il funzionario della Banca regolarmente rappresentante la stessa per procura speciale, i cui dati dovranno essere indicati al Notaio. Con il ricavato del mutuo, la parte mutuataria potrà pagare il venditore nella contemporanea compravendita e poi ovviamente obbligarsi con la Banca a pagare le rate e gli interessi specificati nel rogito di mutuo.

Attestazione bancaria sull'eventuale debito residuo in presenza di mutuo

Potrebbe accadere che sull’immobile da vendere sia stata costituita un’ipoteca a garanzia di un mutuo bancario. Poiché la vendita deve tenere conto di tale situazione, che può essere regolata in vario modo tra le parti a seconda dei loro accordi (accollo di muto da parte dell’acquirente, estinzione con parte del prezzo della vendita ecc.…), è necessario che il venditore si faccia rilasciare una certificazione dall’Istituto mutuante sull’ammontare esatto del debito residuo.

Quali documenti portare al notaio per fare un atto diverso dall'atto immobiliare?

L’assistenza del notaio è richiesta non solo per gli atti immobiliari (compravendite, donazione ecc.…) ma ad esempio anche per il rogito di atti societari (costituzione di società, modifiche di statuto, trasferimenti di quote, verbali di assemblea straordinaria, trasformazioni, fusioni e scissioni).

In tali casi la documentazione che potrebbe essere richiesta per redigere l’atto notarile riguarda (per le società esistenti che devono operare sul loro assetto):

La visura camerale aggiornata della società.

Questo documento serve per avere tutte le notizie principali della società (il capitale, la compagine, gli organi amministrativi)

Lo statuto sociale

È il documento che contiene la disciplina e le regole di funzionamento della società che bisogna analizzare preliminarmente con molta attenzione prima di procedere con qualsiasi operazione sociale.

L’ultimo bilancio o situazione patrimoniale aggiornata

Documento di estrema importanza nel caso si intendano effettuare operazioni sul patrimonio della società.

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