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Dove si svolge il rogito?

Dove si svolge il rogito notarile

dove si svolge il rogitoGeneralmente, che si tratti di compravendita, testamento, donazione ecc., il rogito si svolge nell’ufficio del Notaio, e devono essere presenti tutti i soggetti interessati all’atto. È infatti sempre preferibile la convocazione presso il suo ufficio per una questione non solo di comodità per quanto riguarda la sede, ma anche per garantire gli adempimenti successivi alla stipula, adempimenti che riguardano la registrazione presso l’Agenzia delle Entrate e la trascrizione dell’atto ai fini dell’opponibilità ai terzi.

Qualora ciò non sia possibile, per esempio perché il testatore è gravemente malato, il Notaio si reca nel luogo ove è domiciliato il soggetto interessato (si può trattare di un’abitazione o di una sala ospedaliera).

Un’altra possibilità può essere quella di convenire insieme al pubblico ufficiale un luogo diverso per stipulare l’atto: se ad esempio si tratta di un mutuo, verosimilmente esso si può concludere in banca, come vedremo più avanti.

Si arguisce allora che il luogo privilegiato per il rogito è lo studio del Notaio che ha seguito la pratica, fatto gli opportuni accertamenti e procede alle modifiche che si richiedono in sede di stipula.

Sede del Notaio ai fini del rogito e competenza territoriale

La legge notarile stabilisce in modo chiaro cosa si intende per sede del Notaio (ai fini del rogito): con tale denominazione si indica il luogo in cui il Notaio può svolgere la sua attività, e spesso esso coincide con l’indirizzo in cui è ubicato il suo ufficio.

La sede è il luogo che viene assegnato al Notaio dal Capo dello Stato con apposito provvedimento, al fine dell’espletamento delle mansioni che gli competono.

È importante osservare che prima il Notaio, quando necessario, poteva recarsi in tutto il territorio del distretto in cui si trova la sua sede notarile. Il distretto di competenza è compreso nella circoscrizione in cui si trova la Corte d’Appello (per esempio, se la Corte d’Appello si trova a Firenze, la circoscrizione e il distretto di riferimento è il Comune di Firenze).

Ciascuna sede notarile è in sostanza compresa in un distretto, ed i notai esercitano il loro ministero (la propria attività professionale) senza alcun limite: l’atto sarà ricevuto dal professionista nell’ambito del distretto in cui può operare, pertanto la violazione di questo divieto comporta la nullità dell’atto.

Possibilità di stipulare in tutta la regione

Oggi la competenza del notaio, dal punto di vista territoriale, si è ampliata in quanto comprende tutta la regione in cui si trova la sede principale assegnata.

Pertanto un notaio può materialmente andare a stipulare, in qualità di pubblico ufficiale, entro il territorio della regione in cui si trova la propria sede oppure entro il distretto della Corte d’appello in cui si trova la sede, se tale distretto comprende più regioni.

Sede secondaria del notaio

Giova ricordare che il Notaio può aprire anche una sede secondaria in un altro Comune, purché tale sede non vada completamente a sostituire quella che si considera primaria ed operativa. Il notaio potrà aprire solo una sede secondaria, non potrà aprire più sedi secondarie in Comuni diversi. La sede secondaria non può sostituire la sede principale. Infatti nella sede secondaria non è possibile conservare gli atti e repertori originali, nemmeno temporaneamente. Quindi se si stipula un atto in una sede secondaria, il notaio lo conserverà nello studio principale. Si pensi al caso in cui un notaio riceva in deposito un testamento olografo presso lo studio secondario: in questo caso il notaio dovrà portare il testamento nel suo studio principale dove lo conserverà nel repertorio speciale degli atti di ultima volontà.

Precisazioni sulla competenza territoriale del notaio

Il principio della competenza territoriale, per il quale il Notaio può esercitare le sue mansioni solo nell’ambito del distretto (o meglio, della sede) che gli compete, fa riferimento al luogo fisico di sottoscrizione dell’atto, cioè della firma dello stesso alla presenza di tutti gli interessati (parti, eventuali testimoni, eventuale agente immobiliare, ecc.). Quindi esula da questo il trasferimento immobiliare o la successione che si apre in un luogo che non rientra nel distretto notarile. Questo significa che il Notaio di Bologna può prendere in carico una pratica che riguarda un immobile sito a Firenze, purché, al momento della sottoscrizione, venditore e compratore si rechino nell’ufficio del Notaio a Bologna. 

Rimane comunque da considerare che, per motivi di comodità, è sempre meglio scegliere un Notaio più vicino e che possa adempiere con più celerità alle nostre esigenze.

Cosa si intende per studio notarile

Tutti più o meno sappiamo che lo studio notarile è quell’ufficio dove il Notaio svolge le sue funzioni di pubblico ufficiale, garantendo certi servizi ai suoi clienti (servizi utili per la stipula del rogito notarile). Ma cosa significa giuridicamente avere uno studio?

Per “studio notarile” deve intendersi il luogo in cui il Notaio ha fissato la propria sede ordinaria di lavoro, la cui collocazione è oggetto di tempestiva comunicazione del Presidente della Corte d'Appello, mediante iscrizione nell'albo distrettuale tenuto dal Consiglio notarile e nel quale devono essere sempre reperiti gli atti originali, i registri e i repertori. In poche parole, lo studio in cui il Notaio lavora deve risultare da una serie di procedure che coinvolgono organi come la Corte d’Appello del distretto di competenza e il Consiglio notarile. Non solo, ma è il luogo in cui vengono prodotti e conservati tutti gli atti redatti recentemente dal Notaio, atti che vengono classificati e numerati in base a quando sono stati registrati e trascritti. 

Si può stipulare al di fuori dello studio notarile?

Una delle domande più frequenti è se si possa stipulare al di fuori dello studio notarile principale e secondario. Esiste una regola deontologica per la quale il notaio non dovrebbe stipulare in studi di altri professionisti e organizzazioni che siano estranee al notariato. Ciò vuol die che il notaio non dovrebbe concludere un contratto, ricevere un testamento o occuparsi di una modifica di una società se vi siano delle persone diverse, considerate estranee. Ciò nonostante può accadere ed è concesso dalla legge, che in alcuni casi il notaio stipuli in luogo diverso dallo studio.

Rogito in banca

Quando si conclude un mutuo con cui una banca dà in prestito una determinata somma di denaro ad una parte ad esempio che intende comprare casa, può accadere che si stipuli nei locali dell’istituto di credito o della Banca. Ciò non viola alcuna norma deontologica, ma può agevolare le operazioni bancarie, in quanto non sempre un funzionario è disponibile a recarsi nello studio del notaio.

Rogito presso la sede della società

Può accadere che quando venga modificato lo statuto di una società tramite l’inserimento, la modifica o la soppressione di clausole statutarie ci si rechi presso la sede della società. Il problema del luogo di stipula si pone principalmente per le società di capitali. Ad esempio nelle società a responsabilità limitata (srl) l’assemblea dei soci si svolge presso la sede sociale, salvo diversa previsione dell’atto costitutivo. Ciò significa che il notaio provvederà a verbalizzare l’assemblea proprio presso la sede della società. Nelle società per azioni invece la legge dice che l’assemblea salvo diversa previsione, viene convocata nel Comune in cui si trova la società. Ciò determina che se la sede sociale si trova in Roma e anche lo studio del notaio si trovi in quel Comune, potrà svolgersi indifferentemente in questi due luoghi.

Rogito presso l’Agenzia immobiliare

Può capitare che le parti si affidino ad un’agenzia immobiliare per l’acquisto di una casa o di un locale commerciale. È dibattuto se si possa stipulare col Notaio in un’agenzia immobiliare, qualora le parti si siano avvalse, per la conclusione del contratto di compravendita, di un mediatore: la risposta sembra essere negativa, in quanto è nello studio notarile che si devono recare i soggetti partecipanti, salvo rari ed eccezionali casi.

Potrebbe quindi verificarsi che le parti richiedano che il rogito sia ricevuto nei locali dell’agenzia immobiliare in quanto le parti potrebbero essere impossibilitate nello spostamento nella sede del notaio. Si richiede sempre massima prudenza in quanto il luogo principe del rogito notarile rimane lo studio del notaio.

Atto notarile a distanza

Oggigiorno grazie anche all’evoluzione tecnologica si cerca sempre di più di facilitare il ricorso a degli strumenti che possano accorciare le distanze e semplificare anche la burocrazia. Si pensi alle assemblee societarie che possono essere svolte in telecomunicazione o in videoconferenza. Sebbene sia stata una pratica diffusa durante il periodo della pandemia, è stata ormai sdoganata e consente la partecipazione all’assemblea da parte dei soci situati anche in Comuni diversi e collegati con strumenti tecnologici idonei. Anche la costituzione di un srl online ha rappresentato un’importante novità che permette al notaio di concludere degli atti anche nel caso in cui la parte non sia fisicamente presente allo studio.

Rogito nell’abitazione del testatore

Un altro caso particolare che può verificarsi è la ricezione dell’atto da parte del notaio presso la sua abitazione. Ad esempio una persona moribonda che non abbia la possibilità materiale di spostarsi può richiedere l’assistenza notarile per il suo testamento. In questo caso il notaio potrà recarsi presso l’abitazione del testatore al fine di redigere il testamento pubblico della persona in fin di vita che conterrà le sue ultime volontà. Così come si ritiene possibile ricevere un atto pubblico notarile presso l’abitazione sarà possibile riceverlo presso un ospizio, un ospedale o una casa di cura.

Ricevere una procura

Il notaio anche quando dovrà ricevere un atto unilaterale come la procura potrà spostarsi nel luogo più consono al cliente qualora sia impossibilitato a raggiungere lo studio principale o secondario del notaio. Ancor più diffuso è l’invio di una procura ricevuta da un altro notaio inviata telematicamente al notaio che dovrà ricevere l’atto, consentendo la conclusione del contratto. La procura è un atto molto frequente che viene ricevuto quando una persona non potrà partecipare al rogito notarile personalmente, ma conferisce il potere ad un’altra persona di compiere un determinato atto al suo posto, in suo nome e per suo conto.

La competenza funzionale del Notaio

La funzione di pubblico ufficiale attribuita al Notaio gli impone il rispetto di certi obblighi, primo fra tutti quello dell'assoluta personalità della prestazione professionale. Difatti, egli non può delegare ad altri soggetti sue mansioni o parti sostanziali di esse. Questa norma da sempre garantisce la vigilanza ed il controllo dell'attività svolta dal Notaio da parte del Presidente del Consiglio notarile, anche in relazione a quelle regole di comportamento introdotte dal cosiddetto codice deontologico.

Il calendario viene fissato con provvedimento del magistrato e determina le modalità entro cui il Notaio è obbligato a prestare il proprio ministero nella sede principale. In particolare, si fa riferimento alla presenza in studio per almeno tre giorni a settimana, e alla sua reperibilità a beneficio della clientela. 

Il regolamento notarile all'art. 45 ribadisce l'obbligo di assistenza personale allo studio, imponendo al Notaio, sulla base del provvedimento del Presidente della Corte d'Appello territorialmente competente, il turno di presenza presso lo studio principale.

L'art. 48 reg. not. prescrive, inoltre, che nell'ambito dello studio sia esposto un avviso che indichi il periodo di presenza del Notaio nello studio, nonché il luogo di altre reperibilità.

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